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Kein E-Mail Versand über Kontaktformular mit MS 365 Exchange

Plotterinas
Tourist
3 0 1

Hallo shopify-Community,

wir sind gerade dabei unseren Onlineshop aufzusetzen und sind leider beim Kontaktformular ins Stocken gekommen. Alles weitere hat einwandfrei funktioniert. Auch funktionieren alle sonstigen E-Mails wie Bestellungen, Kampagnen, Versandbestätigung, ...

hier im Forum haben wir bereits einige Beiträge zu diesem Thema gefunden, jedoch konnte uns keiner dieser Beiträge weiterhelfen.

Folgende Einstellgungen haben wir getätigt:

  • Kontaktforumular eingerichtet
    Plotterinas_1-1624176460830.png
  • Absender Email passend zur Domain und zum MS 365 Exchange Account angegeben
  • Domain-Status verbunden
    Plotterinas_0-1624176388685.png
  • DNS Einstellungen gemäß MS 365 Exchange einstellungen vorgenommen (aktueller Stand prüfbar über http://auditdns.net/)
    • MX Records
      • mx.plotterinas.de.cust.b.hostedemail.com [priority=1] [ttl=86400]
      • plotterinas-de.mail.protection.outlook.com [priority=0] [ttl=86400]
    • TXT Records
      • v=spf1 a include:spf.protection.outlook.com -all
    • A Records
      • 23.227.38.70 [ttl=86400] [rdns=23.227.38.70]
    • CNAME Auto Discover Records
      • autodiscover.outlook.com [ttl=86400]
  • MS Exchange DNS Settings
    Plotterinas_2-1624176613117.png

Gibt es eine weitere Einstellung die es zu beachten gilt? Zudem fragen wir uns, warum sich der E-Mail Versand beim Kontaktformular grundsätzlich von den anderen E-Mails unterscheiden sollte? 

Viele Grüße und vielen Dank im Voraus
Stefanie

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Gabe
Shopify Staff
Shopify Staff
4407 575 1031

Hey Stefanie! @Plotterinas 

Danke für die Angaben! Ich sehe in deinen Angaben dass da einiges noch ein zu stellen wäre und dass die folgenden Angaben als erlaubte Safe Senders fehlen:

  • mailer@shopify.com,
  • smtp.shopify.com,
  • smtp1.shopify.com, 
  • smtp2.shopify.com, 
  • smtp3.shopify.com,
  • smtp4.shopify.com

Deine 365 Exchange Einstellungen sollten ähnlich wie folgt aussehen hier:

image.png

image.png

image.png

Bei weiteren Fragen bitte ich das mit einem Experten zu beraten.

VG,

Gabe | Social Care @ Shopify
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Plotterinas
Tourist
3 0 1

Hallo @Gabe ,

vielen Dank für deine Rückmeldung.

Wir haben die Einstellungen in MS Exchange entsprechend vorgenommen und den SPF Eintrag um die Shopify Domain erweitert. Leider hat das zunächst zu keinem Erfolg geführt, da keine Nachrichten eingegangen sind. Zudem konnten wir in MS Exchange wir keine eingehenden Nachrichten monitoren. Daraufhin sind wir nach einer langen Suche in den englischen Shopify Foren auf einen Fall gestoßen, bei dem das Problem mit dem Kontaktformular an der Absenderadresse lag. Hier hat Shopify tatsächlich bestimmte Absenderadressen gesperrt! Daraufhin haben wir unsere Absenderadresse geändert und alles funktioniert nun einwandfrei.

Die gesperrten Adressen hatten beinhalteten "kontakt" und "shop". Sind das Begriffe, die grundsätzlich nicht erlaubt sind? Kann der Support die Adressen einfach entsperren?

Da der Fehler offensichtlich an Shopify gelegen hat, sind wir etwas irritiert über die fehlenden Fehlermeldungen. Gibt es eine Möglichkeit den Status des Onlineshop inklusive der E-Mails zu monitoren?  

Viele Grüße

Stefanie

0 Likes
Gabe
Shopify Staff
Shopify Staff
4407 575 1031

Hey Stefanie! @Plotterinas 

Wow es freut mich, dass andere Beiträge euch haben helfen können! Ich habe was dazu gelernt...und v. a. diese Seite ge-bookmarked zum testen. Ich habe auch diese Seite gefunden, wo man die eigene Shop E-Mail testen kann (wie eine Outlook oder Exchange Server E-Mail) und verifizieren kann, um zu prüfen dass alles richtig funktioniert mit der E-Mail. 

Es ist aber in der Tat merkwürdig bzgl. diesen gesperrten Wörter wie "kontakt" und "shop". Das Word "Kontakt" ist ja auf Deutsch und Shopify hat m. E. ja keinen eingebauten Übersetzter im System. Es wird aber dem Empfänger der Mailer mailer@shopify.com gezeigt.

Unser Gang vom Postfix zur Sendgrid E-Mailing Plattform

Es war also so, dass deine E-Mail der "dynamischen" Unterdrückungsliste (die sog. "Bounce Suppression List" bzw. automatische "Blacklist") von Sendgrid hinzugefügt wurde. Wir sind neulich von Postfix zu Sendgrid migriert -> siehe mehr zu den zwei E-Mailing Plattformen Postfix vs. Sendgrid in auf dieser Stackshare Seite hier. Eine Google Suche "Postfix vs. Sendgrid" ergibt auch einige interessante Artikel.

Eine E-Mail-Bounce-Benachrichtigungen war vorher unter der Postfix Plattform möglich so dass man wußte wann die E-Mail geblacklistet wurde, aber unter der neuen Sendgrid Plattform nicht leider. Wenn Postfix feststellt, dass eine E-Mail gebounct wurde, löst es ein Bounce-Ereignis aus und sendet eine Bounce-Benachrichtigung an den Absender. Wenn Sendgrid erkennt, dass eine E-Mail gebounct wurde, löst es ein Bounce-Ereignis aus, sendet aber, wie gesagt, keine Bounce-Benachrichtigung an den Absender.

Im Falle eines Bounce erhält typischerweise die konfigurierte Adresse einen Bericht von no-reply@sendgrid.net, der wie folgt aussieht:

image.png

Dieses hinzufügen einer E-Mail zu dieser Blacklist ist nicht festgelegt, wird aber automatisch erzeugt wenn eine E-Mail-Adresse zuvor einen Fehler zurückgegeben und zu einer gebouncten E-Mail geführt hat. Dies ist ein eingebautes Sicherheitsmechanismus und ähnlich wie in unserem Shopify E-Mail Marketing Feature (im Zuge des CAN-SPAM Act und die CASL-Gesetzgebung/Pipeda) wo eine E-Mail der Liste hinzugefügt werden kann. Wann immer eine E-Mail von Shopify aus verwendet wird, wird sie automatisch von unserem E-Mail-Dienst verworfen wenn es mehrere Bounces gibt. Keywords wie "Contact" oder "Shop" sind nur typische Wörter die für solche E-Mails oft verwendet werden und im Sendgrid System geflaggt werden. Dass ist aber flexible und kann verschiednene Schlüsselwörter beinhalten, nicht nur "Contact" oder "Info" oder "Shop" usw. Es kommt also auf die Bounce Rate drauf an und diese wurde auch in deinem Fall und mit deiner E-Mail ausgelöst.

Kannst du versuchen, eine Test-E-Mail über das Kontaktformular zu schicken und mir mitteilen, ob sie ankommt? Wie lautet deine Shop E-Mail, so dass ich prüfen kann ob sie noch gesperrt ist, Stefanie?

Gabe | Social Care @ Shopify
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Plotterinas
Tourist
3 0 1

Hallo @Gabe ,

vielen Dank für deine detaillierte Beschreibung. 

Wir haben nochmals die Absenderadresse auf shop@plotterinas.de umgestellt. Damit können leider keine E-Mails über das Kontaktformular versendet werden. Stellen wir die Adresse hingegen auf info@plotterinas.de um, haben wir keine Probleme.

Viele Grüße
Stefanie

Gabe
Shopify Staff
Shopify Staff
4407 575 1031

Hey Stefanie! @Plotterinas 

Nicht vergessen, um weitere "Bounces" zu vermeiden mit der Kontaktform E-Mail gibt es ein paar Dinge zu beachten, so dass die verwendete mailto: E-Mail nicht wieder vom Sendgrid System unterdrückt wird und zur Blacklist Suppression List hinzugefügt wird. Die E-Mails die von Euch verwendet wurden waren also shop@plotterinas.deinfo@plotterinas.de, und kontakt@plotterinas.de. Ggf. hast du auch weitere E-Mails mit der selben Domain.

Wichtige Frage: hast du ein Sicherheitscheck in dein Kontaktformular eingebaut, wie z. B. den Google reCAPTCHA V3? Wenn du so ein Sicherheitscheck in deine Kontaktform einbauen möchtest dann empfehle ich unsere reCAPTCHA Apps die du auch hier findest.

Dieser Sicherheitscheck dient der Unterbindung der sog. fake Bot Registrierungen. Bots sind wie Viren, die das Internet be-crawlen auf der Suche nach Webseiten und Online Shops mit Schwachstellen und Hintertüren. Ein Kontaktformular ist so eine Schwachstelle denn der Bot kann sich da leicht registrieren, wenn es keinen Sicherheitscheck gibt wie eine Google reCAPTCHA V3.

Die Bots haben zwei Absichten: einmal Schwachstellen und Hintertüren einer Website zu exploiten/ausnutzen und deren E-Mails mit Spam zu bombardieren. Spammer verwenden auch oft Spamming-Software, um diese Eingaben über die Kontaktseiten von Websites zu automatisieren, um die Zustellbarkeit von Spam zu testen oder auf Affiliate-Links zu verweisen, um eine Provision zu verdienen.

Leider ist dies heute weit verbreitet im Internet und irreführend, aber kein Grund zur Sorge. Man kann auch auf die "[SPAM]"-Betreffzeile, die Betreffzeile selbst oder die E-Mail im Kontaktformular filtern, um diese Art von E-Mails automatisch zu melden oder zu löschen, allerdings aufpassen dass man nicht legitime E-Mails löscht, die fälschlicherweise markiert wurden.

Wir können diese Art von Spam nicht vollständig blockieren, da diese Kontaktformular-Eingaben von außerhalb von Shopify kommen und entweder über die Kontaktseite oder das zugrunde liegende System, das diese Funktion unterstützt, generiert werden (d. h. auch wenn man keine Kontaktseite hat).

Wir sind jedoch ständig auf der Suche nach neuen Trends und haben bereits Korrekturen implementiert, die diese Art von Spam hoffentlich reduzieren werden. Diese Blacklist Suppression List ist so ein Mechanismus der von der E-Mail Platform Postfix und Sendgrid eingesetzt wird.

Wenn man ein Kontaktformular einsetzen möchte und/oder weiterhin Nachrichten von Ihren Kunden erhalten möchten, empfehle ich, einige der verfügbaren reCAPTCHA Apps zu testen, die diese Art von Spam-/Bot-Kontaktformular-Eingaben eindämmen sollen. Beachte, dass es sich um Drittanbieter-Apps handelt, die von ihren jeweiligen Entwicklern unterstützt werden:

Um ein Höchstmaß an Kontosicherheit zu gewährleisten, empfehlen wir unseren Händlern und Benutzern immer, die 2-Faktor-Authentifizierung zu aktivieren. Dies hilft, eine zusätzliche Schutzebene für dein Shop und Konto zu schaffen. 

Wenn du jemals andere E-Mails erhältst, Stefanie, die dich beunruhigen, leite diese bitte an unser Security Team safety@shopify.com weiter, damit wir diese Art von Aktivitäten für alle Händler verfolgen können. Für weitere Informationen über Sicherheitsvorkehrungen empfehlen wir diesen Help Doc zu besuchen.

Gabe | Social Care @ Shopify
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