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Cómo utilizar archivos CSV en tu tienda

Hola Comunidad

 

Con el artículo de este mes queríamos acercarnos a uno de las herramientas de gestionar inventario y clientes que tienen el potencial para ahorrar más tiempo al comerciante, pero que puede presentar algunas dificultades al comenzar a utilizarlos: esto es, los archivos CSV para subir productos y clientes en bloque.

 

¿Comenzamos?

 

¿Qué es un archivo .csv?

 

Las siglas CSV vienen del inglés, “comma separated values” o valores separados por comas. Un archivo CSV es cualquier archivo de texto en el cual los caracteres están separados por comas, haciendo una especie de tabla en filas y columnas. Las columnas quedan definidas por cada punto y coma (;), mientras que cada fila se define mediante una línea adicional en el texto.

 

Es una forma sencilla de manejar una gran cantidad de datos en formato tabla.

 

Dicho esto, la forma más común de leer y editar este tipo de archivos es a través de programas de hojas de cálculo como Excel o Google Sheets, ya que estos programas identifican automáticamente los separadores en columnas y filas sin que el usuario tenga que hacer cambios, haciendo su edición mucho más clara y sencilla.

Ten a mano este artículo sobre cómo abrir y editar archivos CSV, te facilitará mucho las cosas tener una referencia a la hora de trabajar con esta herramienta.

 

¿Para qué podemos utilizarlos?

 

En Shopify, puedes usar archivos CSV para exportar e importar grandes cantidades de información a la tienda como productos, datos de clientes o exportar pedidos si necesitas trasladar esa información fuera de Shopify.

Echemos un vistazo a las diferentes formas en las que puedes implementarlos.

 

CSV de Productos

 

La forma más práctica de importar grandes cantidades de productos a tu tienda. Puedes encontrar la plantilla de ejemplo en este artículo con instrucciones detalladas sobre cómo utilizarla, o descargándola directamente desde tu tienda.

 

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Rellenar y completar un documento CSV para su importación a la tienda puede parecer complicado, pero si tienes en cuenta unas pocas reglas básicas te resultará sencillo añadir una gran cantidad de productos a la tienda en poco tiempo.

 

Dentro de un archivo tipo Excel con filas y columnas, lo primero que debes tener en cuenta es que, aunque algunas columnas no tengan un valor asignado en tus productos (por ejemplo, nombre de variante), no debes retirar la columna del archivo para no alterar el formato, ya que ello podría causar problemas a la hora de importarlo.

 

Además, hay algunas columnas que es necesario rellenar en todo caso: 

  • Cuando creas un archivo CSV de productos para importar nuevos productos, la única columna obligatoria es Title. Si estás agregando variantes para un producto, la columna Handle también es obligatoria.
  • Cuando actualizas productos mediante un archivo CSV, las únicas columnas necesarias son Handle y Title.

Pasos a seguir

Entra en tu panel de productos, y haz clic en “Importar”, desde donde podrás descargar el archivo CSV de muestra.

Abre el archivo de ejemplo que se ha descargado, verás algunos productos de ejemplo para que veas cómo rellenar los diferentes campos. No te olvides de borrar estos productos de ejemplo cuando hayas terminado de editar el documento.

Añade las filas que necesitas y asegúrate de completar todos los campos obligatorios o relevantes. Recuerda añadir el nombre de las variantes donde sea aplicable o pegar enlaces de imágenes. De nuevo, puedes encontrar la explicación de cada columna y cómo rellanarla aquí.

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Sobreescribir el contenido.

Esta opción depende de si deseas añadir productos desde cero, renovar tu catálogo, o añadir algunos productos extra.

Si seleccionas esta opción, cuando el identificador en el archivo CSV de importación coincida con un identificador existente en tu lista de productos, los valores en el archivo CSV sobreescribirán los valores en las columnas correspondientes en la lista de productos existente. Si la opción de sobrescribir no está seleccionada, los productos que coincidan con un identificador existente se omitirán durante la importación con archivo CSV.

Por ejemplo, si deseas cambiar el precio, variantes, nombre o imágenes de tus productos actuales y añadir productos nuevos, puedes seleccionar sobreescribir y tu catálogo se actualizará de esta forma.

 

Elementos Multimedia

Recuerda que un archivo CSV no puede contener imágenes, pero si puede contener enlaces, por lo que una forma de prepararte para subir tu archivo CSV sin que haya incidencias es subiendo tus imágenes de producto a Shopify a través de la sección de subida de archivos de Shopify que generará enlaces para todas tus imágenes, y podrás copiarlos en la sección correspondiente.

Si exportas el CSV de productos directamente desde tu tienda, las imágenes existentes en cada variante aparecerán como estos enlaces ya en el documento, eso sí, ten en cuenta que si borras estas imágenes de la página de producto, deberás volver a subirlas a Shopify para que no den error en la importación.

CSV de Clientes

 

Esta herramienta puede ser muy útil para agregar clientes a tu cuenta desde otra plataforma de forma sencilla. Eso sí, antes de importar datos de clientes, es importante tener en cuenta algunas particularidades de la gestión de clientes en Shopify.

Si no estás familiarizado con este aspecto del administrador de Shopify, te recomiendo la lectura de este artículo con todas las opciones de gestión de clientes disponibles, incluida la muy útil fusión de perfiles, que puedes llegar a necesitar si tienes clientes con información duplicada. 

 

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En cuando al CSV en sí, ten en cuenta las siguientes directrices:

  • La primera línea de tu CSV de clientes debe incluir los encabezados de las columnas. Puedes usar la plantilla CSV de clientes para ayudarte a crear tu archivo CSV.
  • La columna Email es obligatoria y debe estar presente, pero el valor puede estar en blanco. Si falta esta columna, recibirás un error al importar tu archivo CSV.
  • Los encabezados de los archivos CSV distinguen entre mayúsculas y minúsculas. El uso de mayúsculas debe coincidir con los ejemplos que aparecen en la siguiente tabla.
  • Las columnas Total gastado y Total de pedidos no se importan con la información del cliente.

Puedes encontrar todos los detalles sobre cómo rellenar las columnas de este CSV en esta guía.

 

Limitaciones

 

Como en toda herramienta, hay algunos parámetros a seguir que pueden causar errores si no se cumplen.

 

  • Los CSV deben tener un tamaño de 15 MB máximo.
  • No es posible hacer una subida de más de 1000 variantes en 24 horas. Si tu documento tiene más de 1000 variantes nuevas, deberás partir la subida en distintas tandas.
  • El archivo debe estar codificado en UTF-8.
  • Las imágenes de productos pueden tener cualquier tamaño hasta un máximo de 5000 x 5000 px, o 25 megapíxeles. Reduce el tamaño de la imagen o usa una diferente.

 

Al ser un tipo de archivo con tantas secciones, a veces encontramos que a la hora de subirlo a la tienda hay pequeños errores, ten a mano este artículo con los errores más comunes que podrías encontrar al subir un archivo CSV y sus soluciones correspondientes.

 

Espero que este artículo os haya ayudado a entender un poco mejor cómo utilizar la función de importación a través de .CSV, no dudéis en hacernos llegar cualquier sugerencia.

 

¡Un Saludo!