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Shopify Payments und wie man eine korrekte Buchhaltung führen kann - ein paar Tipps von Pathway

Gabe
Shopify Staff

Shopify Payments und wie man eine korrekte Buchhaltung führen kann - ein paar Tipps von unseren Buchhaltungsexperten, Marco, von Pathway Solutions

 

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Im folgenden Thread unterhalte ich mich mit einem unserer Top-Experten und Shopify Partner, Marco von Pathways Solutions, darüber, wie man mit Shopify Payments eine einfache und GOBD-gerechte Buchführung gewährleisten kann…

 

In diesem Artikel besprechen wir u. a. die folgenden Themen:

  • Eine kurze BIO und wie Marco zu Pathway Solutions kam.
  • Wie er die App gebaut hat und was er damit erzielen wollte.
  • Die derzeitigen Limitationen von Shopify Payments im Betracht auf die Buchhaltung.
  • Was man für eine gute Buchführung alles wissen und beachten muss.
  • Was ist DATEV und wie und warum kann/soll man es benutzen? (usw…)
  • Die Möglichkeiten und ein paar Beispiele.
    • Shopify Payments-Salden für den Jahresabschluss.
    • Wie der Steuerberater von Ooia über 10.000 monatliche Bestellungen per Knopfdruck verbucht.
    • Wie Gitti die Buchhaltung automatisiert.
  • Und ein Schlusswort von Marco…

 

Eine kurze Bio

Marco startete 2016 die erfolgreiche Marke Buckle & Seam, verkaufte über Shopify weltweit deren Produkte und unterstützte währenddessen einen guten Zweck. Neben der Skalierung des Shops war Marco auf der Suche nach einer Lösung für die automatisierte Shopify Buchhaltung. 

 

Über das Shopify Netzwerk hat er dann Ludwig kennengelernt, der an genau so einer Lösung arbeitete. Seit 2021 machen Marco & Ludwig nun gemeinsame Sache mit den 2 Apps von Pathway Solutions, aber weil die App ein sehr komplexes Problem für deutsche Händler löst, sprich, eine korrekte Buchhaltung gewährleistet, war das kein einfaches Unternehmen!

 

Marco, warum hast du die Pathway App gebaut und was wolltest du damit erzielen? 

Alle Shopify Händler:innen werden ab einem gewissen Grad von ihrer Buchhaltung bzw. Steuerberatung “genervt” (mittlerweile weiß ich das, zurecht 😃). 

 

Fragen wie die folgenden kommen dann häufig vor bei der Steuerberatung: 

  • “Wie stellt man korrekte Rechnungen an Kunden?" 
  • “Wie kommen die Zahlungen vom Kunden an?" 
  • “Wie kann ich die Gebühren von den Zahlungsanbietern sehen?” 
  • “In welche Länder können wir verkaufen, und wie kommen wir an den Steuersatz?” 
  • “Könnt ihr mir die Shopify-Daten nicht einfacher aufbereiten?”

Als ehemaliger Shopify Händler haben mich diese Fragen auch genervt. Mittlerweile – mit fundiertem Buchhaltungswissen – weiß ich, dass diese Fragen berechtigt sind, aber die Kommunikation zwischen Buchhaltung und Shopify Händler:innen ist nicht immer ideal. Genau das war für Ludwig und mich genug Motivation, tausenden Shopify Händler:innen den Schmerz zu nehmen und viele Stunden an Arbeit zu ersparen.

Aus meiner Sicht ist Shopify die beste eCommerce Plattform, die es gibt. Sie macht es super einfach, einen skalierbaren Shop aufzusetzen und weltweit zu verkaufen. Die Buchhaltungsbranche hat sich leider nicht so schnell entwickelt, wie die Händler es bereits erleben und wünschen. 

 

Den Händler die Arbeit wegnehmen 

Mit Accountingexport Pro > DATEV und Rechnungsprinter Pro > DATEV helfen wir Händler:innen die Steuereinstellungen im Shopify-Store zu verifizieren, Rechnungen GoBD konform auszustellen und dann die Gebühren, Zuordnungen und das sog. Ausziffern der Zahlungsanbieter vollautomatisch abzubilden. Dieser Prozess dauert sonst je nach Shopgröße ein paar Stunden bis mehrere Arbeitstage pro Monat!

 

Was genau dauert so lange an dem Zuordnen der Shopify Payments Zahlungen? Hat das etwas mit dieser hoch diskutierten (GOBD-)ordnungsgemäßen Buchhaltung zu tun? 

Das ist ein sehr heiß diskutiertes Thema in den Community Foren. Die Daten, die in der Buchhaltung ankommen und verbucht werden, müssen unveränderbar sein. Das heißt, es darf nicht möglich sein, dass man bspw. Rechnungen rückwirkend einfach überschreibt, Steuersätze ändert oder nicht nachvollziehbare Änderungen macht. Außerdem muss ersichtlich sein, wie viel Gebühren von einem Zahlungsanbieter abgezogen worden sind und in welchem Land die Besteuerung z.B. für die Gebühren oder Lieferung zu versteuern sind.

 

Es muss in der Steuerberatung und für externe Prüfer:innen vom Finanzamt praktisch nachvollziehbar sein, welche Schritte die Daten nehmen und es muss sichergestellt werden, dass diese nicht manipuliert werden können. Oftmals starten viele Shopify Merchants mit selbstgebauten Exporten für die Buchhaltung oder nutzen zum Start z.B. die Lexoffice App. Ab einer gewissen Größe, aus meiner Erfahrung bei mehr als 50 - 100  monatlichen Bestellungen, wird das manuell Zuordnen jedoch zu zeitaufwendig. Danach fallen die meisten Shop-Gründer:innen auf schlaflose Nächte mit dem nächtlichen Excel-Reports Schreiben für die Buchhaltung zurück, was sehr fehleranfällig sein kann und einen wiederkehrenden Aufwand mit sich bringt. 

 

Die Pathway Apps setzen genau da an, wo die anderen aufhören und verbindet alle Shopify Transaktionen automatisch mit allen Zahlungen, Erstattungen inkl. Gebührenverrechnung. Als Beispiel, siehe den Bericht der Buchhalterin von Gitti, wie sie die App einsetzt und die Buchhaltung reibungslos automatisiert (Case Study hier) haben.

 

Kannst du uns mal erklären, was DATEV ist und warum man es braucht? 

DATEV ist das Tool, in dem “der Großteil der Steuerberatungen lebt”. Es ist das vorherrschende System, in dem alles verbucht wird. Die Belege von Rechnungen, die Unternehmer:innen bezahlen, Gehälter und Umsätze, die ein Unternehmen erzielt, laufen dort zusammen und Unternehmer:innen erhalten dadurch ihr Monatsbericht. 

 

Es ist ein unglaublich machtvolles Werkzeug, aber für die meisten Shopify Händler:innen eine Blackbox, weil die wenigsten Zugang dazu haben. Als Daumenregel buchen die meisten Unternehmen nicht selbst, sondern stellen der externen Buchhaltung bzw. Steuerberatung die Rechnungen und Umsätze über Google Drive oder Tools wie Lexoffice zur Verfügung. Der Steuerberater verbucht diese dann und muss sicherstellen, dass alles übereinstimmt, d.h. zu jeder Zahlung eine Rechnung vorliegt. 

 

Hier kommt im eCommerce die Problematik auf, dass Umsätze erzielt werden und es dazu per se erstmal keine Rechnung gibt und das Geld abzüglich der Gebühren (bspw. Shopify Payments im Wochenzyklus) auf das Bankkonto des Unternehmens überwiesen wird. 

 

Die Buchhaltung muss den Geldumsatzfluss nachvollziehen können obwohl Shopify Händler:innen, wie ich damals auch, einfach Shopify Excel Listen zur Buchhaltung rüber senden. Die Buchhaltung muss aber via DATEV zum Beispiel €11.523,21 Euro mit der Kryptischen Referenz YZA123YSADH Umsätzen/Rechnungen manuell zuordnen und die Gebühren verbuchen. Genau hier kommen wir ins Spiel und helfen den Buchhaltungen, die Shopify-Daten zu verstehen und den Prozess zu automatisieren.

 

Was sind die Möglichkeiten mit Shopify Payments? 

Wir haben enorm viele Kund:innen, die über Shopify Payments weltweit Zahlungen entgegennehmen. Dadurch erhöht sich natürlich die Conversion-Rate im jeweiligen Land. Der Nachteil aus buchhalterischer Sicht ist, dass DATEV nur in Euro bucht, d.h. es müssen Fremdwährungskonten und Umrechnungskurse mitgegeben werden. Auch das machen wir mit unseren Exporten.

 

Shopify Payments muss also beispielsweise Kreditkarten und Klarna Zahlungen abwickeln und für den Jahresabschluss zum 31.12. die Shopify Payments Salden zur Verfügung stellen. Im Gegensatz zu anderen Anbietern wie z.B. Paypal, wo es keine herunterladbaren Statements zum Ende des Jahres gibt, aber hier haben wir eine Schritt für Schritt  Anleitung, wie man auf den korrekten Saldo kommt.

 

Wie arbeiten die meisten Shops konkret an der Konstellation Shopify Payments -> Rechnungs-App -> Steuerberater?

Als Einzelunternehmer weiss man nur allzu gut, welchen enormen Aufwand man durch die Zuordnungen von (PayPal-)Zahlungen und Rechnungen, und die Transaktionsgebühren hat.

Man möchte möglichst automatisiert die Buchhaltung durchführen können, vor allem wenn Shopify nicht die einzige Einnahmequellen ist oder man mehrere Shopify Shops hat.

 

Es kommt halt darauf an, welche Anforderungen ein bestimmter Shop hat. Man kann es also in der Regel nicht pauschal festlegen, da jeder Shop anders ist und somit ist es verschieden, welche Software zu einem bestimmten Shop und Use-Case passt. 

 

Derzeit benötigt man also für die saubere Buchhaltung und die Daten an den Steuerberater noch eine zusätzliche App. Viele Steuerberater meinen, dass man mit einer App wie Sevdesk oder Lexoffice alleine für eine GmbH keine vernünftige Buchhaltung und Jahresabschluss machen kann. DATEV ist hier immer die erste Wahl und gute Lösungen sind Pathway, Account One, und Buchhaltungsbutler die alle beispielsweise eine Stripe Schnittstelle haben. Können diese Apps aber SevDesk und Lexoffice komplett ersetzen für die Eingangsseite der Buchhaltung, und wenn es zu den Kundenrechnungen kommt? 

 

Somit scheint es derzeit, dass Shopify mit nur einer der obigen Apps nicht auskommt. Beispiel: die automatische Zuordnung schlägt oft fehl, weil der Betrag einer Rechnung nicht mit der Abbuchung oder den Paypal Gebühren übereinstimmt. Hier ist auch die Rechnungsnummer von PayPal nicht mit dabei. Aus diesem Grund klappt die automatische Zuordnung nicht, auch weil die Transaktionsnummer nicht übernommen wird.

 

Die grundlegende Thematik ist also, dass die automatische Zuordnung nur dann klappt, wenn die Rechnungsnummer in der Buchung auftaucht und der Betrag übereinstimmt. Beides ist beispielsweise bei Paypal nicht gegeben. Weil die Paypal Gebühr abgezogen wird, unterscheidet sich der Endbetrag und in der Buchung steht dann die Transaktion anstelle der Rechnungsnummer. Wichtig ist immer die Transaktionsnummer von Paypal, damit eine Zuordnung automatisiert werden kann. Die Paypal Gebühren muss man mit dem monatlichen Report (in der Shopify Finanzübersicht) manuell buchen. Bei anderen Zahlungsarten wie Visa usw. braucht man einen automatischen Abgleich mit dem Bankkonto. Das Bankkonto funktioniert aber bedingt darauf, mit welcher Bank man ist und die meisten Banken stellen die Schnittstelle nicht zur Verfügung aus Sicherheitsgründen. Mit einem VR Bankkonto geht es beispielsweise nur offline.

 

Hier ist aber ein Beispiel eines Exports aus Pathway mit den Shopify Payouts und als Test die Bestellung DE829073 und zugehörige Kosten für Shopify Payments. Die Buchhaltung / Steuerberatung muss die Datei von Pathway nur noch in DATEV einspielen und fertig:

 

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Viele Händler verkaufen ihre Produkte sowohl über den eigenen Online-Shop (Shopify) als auch über Marktplätze wie Amazon/eBay und hier kommt die Zusammenarbeit mit dem/der Steuerberater:in an die Grenzen vor allem wenn sie oder er etwas „altmodisch“ in der Arbeitsweise ist. So muss man oft jeden Monat etliche Auszahlungsberichte aus den verschiedenen Kanälen zur Verfügung stellen und diese dann manuell bearbeiten. 

 

Das ist sehr zeitaufwendig, aber zur Rechnungserstellung verwenden viele, wie gesagt, Apps wie Lexoffice, Sevdesk, oder Billbee. Konkret geht es den Steuerberatern darum, die jeweiligen gebündelten Transaktionen von Shopify Payments/Stripe oder Klarna eindeutig gestellten Rechnungen zuweisen zu können. Die Auszahlungsberichte erweitert man dann beispielsweise immer mit der Rechnungsnummern aus Billbee. Buchhalterisch braucht man dann für jede Zahlung einen Beleg und mit der CSV-Datei aus Billbee kann man mit Makros die Auszahlungen z. B. von Paypal den Rechnungen zuweisen.

 

Mit dem Makro wird nach Zahlungen usw. gesucht und in Billbee hat man den Primary Key, sprich, die Zahlungs-ID oder die Checkout-ID (von Paypal usw.), die ja eindeutig sind. Das muss man dann aufeinander abstimmen und der Buchhalter dann nach Diskrepanzen untersuchen. Falls man mit Excel nicht weiterkommt, ist bei Pathway das ganze Standard und wird automatisiert. 

 

Dein Steuerberater sollte auch möglichst ein "ecommerce native” sein, sprich der “digital economy” mächtig - wie man es halt auch als Online-Shop Betreiber ist. 

 

Mit deiner Praxiserfahrung, wie läuft die Einrichtung von Shopify Payments?

Ich erinnere mich, dass die Einrichtung von Shopify Payments sehr einfach war. Wir brauchten damals entweder Handelsregisterauszug oder Gewerbeanmeldung und ein Bankkonto für die Auszahlungen. Wir haben anfangs eingestellt, dass wir das Geld täglich von Shopify Payments ausgezahlt bekommen, ab einer gewissen Größe, haben wir das ganze dann auf wöchentliche Auszahlungen umgestellt. Heute ist es aufgrund des Geldwäschegesetzes wesentlich komplizierter und strenger geworden, wie man hier lesen kann.

 

Für das Shopify Payments Konto kann man beispielsweise regelmäßig eine CSV mit den Shopify Payments Kundenrechnungen und den Überweisungen aufs Bankkonto und man bearbeitet die Daten im .csv ein wenig, aber mit 3 verschiedene Arten von Transaktionen: Kundenzahlungen brutto, Gebühren von Shopify Payments, Auszahlungen aufs Girokonto. 

 

Die Kundenzahlungen verbucht man als Einnahme mit den im Shop generierten Rechnungen. Die Gebühren verbucht man mit der Rechnung von Shopify und die Auszahlungen als Geldtransit in die Bank. Also ist es ziemlich schwierig einen automatisierten Flow zu erstellen

 

An was arbeitest du aktuell und wie sieht die Zukunft aus? Was möchtest du in der Zukunft mit Shopify Payments erzielen? 

Endlich findet das Thema Shopify POS in Deutschland Anklang! Ich selbst kenne die POS-Thematik noch aus meiner D2C Zeit. Unsere Shopify Apps Rechnungsprinter Pro und Buchhaltungsexport Pro helfen aktuell 1.000 Shopify POS Händler:innen bei der automatisierten Buchhaltung. Wir freuen uns, weiteren Händler:innen Stunden an Arbeit abzunehmen.

 

Vielen Dank für das Interview Marco!

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