Stripe mit Buchhaltungsbutler verbinden

[Nina2020]

Hallo, 

so ich stehe vor einem Problem, mit dem ich offensichtlich nicht alleine bin.

Im alten Shop gingen meine Bestellungen über Paypal oder Vorkasse ein. Ich konnte so die Rechnungen leicht den Zahlungen zuordnen. Durch Shoppay geht das nicht mehr. Und das ist buchhalterisch ein großer Aufwand. 

Nun bietet meine Buchhaltungssoftware zumindest eine Schnittstelle zu Stripe an. Die kann ich aber nicht nutzen, da ich keine Ahnung habe wie mein Stripe Zugang lautet. Dieser wurde erstellt mit dem Shopify Shop und egal welche E-mail Adresse ich auf der Stripeseite eintragen, ich bekomme immer die Meldung, dass dafür kein Account existiert. Da ich die Zahlungen über Stripe bekomme, müsste ich doch auch ein Konto dort haben?

Wie machen das andere? Auch Amazon payments und Verkäufe über Ebay sind ja nicht klar einzuordnen, ich möchte eigentlich keine 40 h im Monat dafür rechnen, nur um alleine die Buchhaltung sauber zu bekommen. Rechnungen und Rechnungskorrekturen erstelle ich mit Sufio automatisch, wobei letztere auch nicht so ganz funktionieren, wie sie im besten Fall aussehen sollten. 

Ist es irgendwie möglich über eine Schnittstelle alle Ein- Und Ausgänge, wie die Gebühren für Zahlungen (wie bei Paypal) direkt in das Buchhaltungsprogramm zu laden?

Falls nein, hat es irgendwer sonst wie relativ unkompliziert gelöst? 

lg Nina

[Gabe]

Hey Nina! @Nina2020 

An erster Stelle wirst du einige finden die damit Erfahrung haben sowie das gelöst haben in unserer privaten FB Gruppe hier und da empfehle ich deine Frage da auch zu posten sowie das mit dinem Steuerberater zu besprechen.

Da das ein komplexes Thema ist und wir deine Anbindung nicht kennen, wird der beste Ansprechpartner derjenige sein der die Anbindung und deine Buchhaltungssoftware gebaut hat. Hast du mit denen schon gesprochen?

wird mein Beitrag unten auch etwas lang sein. Um Stripe mit deiner Buchhaltungssoftware zu verbinden, musst du eine App eines Drittanbieters verwenden als "Middleware".

Alle Shopify Händler:innen werden ab einem gewissen Grad von ihrer Buchhaltung bzw. Steuerberatung “genervt” (mittlerweile weiß ich das, zurecht 😃). 

Fragen wie die folgenden kommen dann häufig vor bei der Steuerberatung: 

• “Wie stellt man korrekte Rechnungen an Kunden?" 
• “Wie kommen die Zahlungen vom Kunden an?" 
• “Wie kann ich die Gebühren von den Zahlungsanbietern sehen?” 
• “In welche Länder wird verkauft, wie kommen wir an den Steuersatz?” 
• “Könnt ihr mir die Shopify-Daten nicht besser aufbereiten?”

Mittlerweile – mit fundiertem Buchhaltungswissen – weiß ich, dass diese Fragen berechtigt sind, aber die Kommunikation zwischen Buchhaltung und Shopify Händler:innen ist nicht immer ideal. 

Wie kann eine App einem Händler helfen, mit Betracht auf die Buchhaltung und die derzeitigen Limitationen der Shopify Plattform? 

Die Shopify Plattform ist super aber die Buchhaltungsbranche hat sich leider nicht so schnell entwickelt, wie man es sich wünscht. 

Man muss im Grunde die Steuereinstellungen im Shopify-Store verifizieren um Rechnungen GoBD konform auszustellen und dann die Gebühren, Zuordnungen und das sog. Ausziffern der Zahlungsanbieter vollautomatisch abzubilden. Oftmals starten viele Shopify Merchants mit selbstgebauten Exporten für die Buchhaltung oder nutzen zum Start z.B. die Lexoffice App. Ab einer gewissen Größe, aus meiner Erfahrung bei mehr als 50 - 100  monatlichen Bestellungen, ist das manuell zuzuordnen jedoch zu zeitaufwendig. Danach gehen die meisten Shop-Gründer:innen zu den nächtlichen Excel Reports für die Buchhaltung über, die sehr fehleranfällig sind und wiederkehrenden Aufwand mit sich bringen. 

Die Rechnungsprinter Pro und Buchhaltungsexport Pro Apps von Pathway Solutions verbinden alle Shopify Transaktionen automatisch mit allen Zahlungen, Erstattungen inkl. Gebührenverrechnung. Als Beispiel siehe den Bericht der Buchhalterin von Gitti wie sie die App einsetzen und die Buchhaltung reibungslos automatisiert (Case Study hier) haben.

Als Daumenregel buchen die meisten Unternehmen unter 2-3 Millionen Euro Umsatz nicht selbst, sondern stellen der externen Buchhaltung (Steuerberatung) die Rechnungen und Umsätze über Google Drive oder Tools wie Lexoffice zur Verfügung. 

Der Steuerberater verbucht diese dann und muss sicherstellen, dass alles “matcht”, d.h. zu jeder Zahlung eine Rechnung vorliegt. Hier kommt im eCommerce die Problematik auf, dass Umsätze erzielt werden und es dazu per se erstmal keine Rechnung gibt und das Geld abzüglich der Gebühren (bspw. Shopify Payments im Wochenzyklus) auf das Bankkonto des Unternehmens überwiesen wird. 

Die Buchhaltung muss den Geldumsatzfluss nachvollziehen können. Aber meist senden Shopify Händler:innen, wie ich damals auch, einfach Shopify Excel Listen zur Buchhaltung. Die Buchhaltung muss aber via DATEV zum Beispiel 11.523,21 Euro mit der Kryptischen Referenz YZA123YSADH Umsätzen/Rechnungen manuell zuordnen und die Gebühren verbuchen. Hier muss der Buchhaltung geholfen werden, die Shopify Daten zu verstehen und den Prozess zu automatisieren.

Shopify Payments muss also beispielsweise Kreditkarten und Klarna Zahlungen abwickeln und für den Jahresabschluss zum 31.12. die Shopify Payments Salden zur Verfügung stellen. Im Gegensatz zu anderen Anbietern wie z.B. Paypal gibt keine downloadbaren Statements zum Ende des Jahres, aber hier ist eine Step für Step Anleitung, wie man auf den korrekten Saldo kommt. Heute ist es auch aufgrund des Geldwäschegesetzes wesentlich komplizierter und strenger geworden, wie man hier lesen kann.

Habt ihr schon über Ostern nachgedacht? Warum nicht etwas "Easter Egg Gamification" im Vorfeld Osterns in den Shop einbauen? Man kann z. B. eine Annonce auf der Homepage zeigen, dass Oster Eier im Shop versteckt sind und wenn diese gefunden werden, werden sie automatisch als Geschenk zum Warenkorb ergänzt. Gerne können wir hier weiter darüber plaudern!

Lass wissen, wenn du weitere Fragen hast zum Shop und Business und gerne können wir das hier weiter besprechen! Halte bitte Ausschau in deiner E-Mail auf Notifications zu Antworten auf deine Fragen in der Community.

[Nina2020]

Hallo Gabe, vielen Dank, 

was ist mit den Händlern, die mehr als 50 Bestellungen haben und unter 2 Mio Umsatz? 😂😂😂

Also soweit ich als Kommunikationswissenschaftlerin deine Nachricht verstehe, sieht es so aus:

Nein, es gibt keine Möglichkeit die Einnahmen entsprechende der Geldsendungen der Kunden abzubilden durch eine API, sondern das muss händisch/über kostenpflichtige/sehr viel manueller Aufwand gemacht werden. 

Da kommen natürlich Kosten und Zeitaufwand dazu. Puh. Das Problem muss ja ein weltweites sein, denn auch in den USA müssen die Händler ihre Einnahmen nachweisen (eben wegen Geldwäschegesetz). Meine Steuerberaterin wird laut lachen, wenn ich ihr sage, dass Sie alle einzeln raussuchen und den Bestellungen zuordnen soll. 

Sehr laut lachen. 

Nun denn, dann werde ich mich mal damit auseinandersetzen, wenn ich etwas mehr Zeit habe. Ich habe eigentlich keine Lust nochmal 2 Euro extra von jeder eingehenden Bestellung abzuziehen, weil meine Steuerberaterin das händisch machen muss. 

Fb Gruppe habe ich auch keine Lust drauf. Letztendlich denke ich, müsste es einen Leitfaden da geben. Und weitere kostenpflichtige Apps für rein die Einsicht wer was, wann bezahlt hat und welche Gebühren da abgehen, finde ich schon sehr kritisch. 

Das kannst du ja mal weiter nach oben gehen, auch wenn das wahrscheinlich niemanden interessiert. 

Aber danke für die Links. Da kann nur gehofft werden, dass der Gesetzgeber einwirkt und eine Übersicht bei Zahlungen über Globalplayer erzwingt. 

Grüße

Nina

[Gabe]

@Nina2020 

Haha, ja du als Expertin wirst dich damit schon besser auskennen als ich....aber klicke trotzdem mal meine Links oben durch. Da gibt es Lösungen die deine Steuerberaterin sicherlich häppy machen werden! 😉

Bzgl. der FB Gruppe, da du da doch nicht reinschauen möchtest, dachte ich mir ich suche dir ein paar der besten Threads im Video unten aus zu diesem Thema (da es Threads in den zwei Stellen da gibt zu lesen!...)

• Wenn du etwas hier im Video siehst, dass für dich relevant ist dich interessiert einfach auf den Stop Button klicken!

VG,

[pathway_team · Accepted solution]

Hi Nina, 

wir helfen monatlich vielen Shopify Händlern mit genau dem Problem. Auch mehrere hundert Buchhaltungen und Steuerberatungen vertrauen uns, case study hier.

Wir sind auch der Meinung, dass die Buchhaltung Shopify Händler:innen nicht weiter aufhalten soll. Deine Buchhaltung / Steuerberatung nutzt womöglich DATEV oder ein ähnliches System, genau dahin können wir alle Shopify Erlöse, Rechnungen, sowie alle Zahlungszuordnungen einpflegen.

Buch dir am besten über unsere Website einfach eine kostenlose Demo, denn nur wenn wir genau euren Fall lösen können, zahlt ihr.

Liebe Grüße,

Marco