Gutschrifterstellung bei Überweisung wegen Reklamation nach 180 Tagen

[meukfranzi]

Hallo, 

ich habe eine Frage. Wir haben folgendes Problem. Wir haben eine Reklamation von einer Bestellung, die schon länger als 180 Tage her ist. Hier ist ja eine Rückerstattung über PayPal nicht mehr möglich. Wir haben schon mit der Kundin geschrieben und uns auf eine Überweisung geeinigt. Das Problem ist nun, wie bekommen wir für diese Erstattung/Gutschrift einen passenden Beleg für die Buchhaltung? Normalerweise verwenden wir die App Pathway für die Erstellung der Rechnungen. Aber dass hier eine Rechnung bzw. Gutschrift erstellt wird, muss man eine Rückerstattung durchführen. Dies können wir zwar tun, allerdings kommt dann eine Fehlermeldung, da die Erstattung ja nicht mehr möglich ist und dann wird nur eine fehlerhafte Gutschrift erstellt, die die Buchhaltung nicht akzeptiert. 

Wie können wir das lösen? 

Vielen Dank und Beste Grüße 

Franzi

[Gabe]

Hey Franzi! @meukfranzi 

Danke für den Sachverhalt und lass uns das Problem anschauen. Im Grunde, um das Problem zu lösen, müsstest du manuell die Gutschrift in Shopify erstellen und dann einen Beleg für die Buchhaltung erzeugen. Hier ein paar Beispiele:

Manuelle Gutschrift in Shopify erstellen:

• Gehe zu deinem Shopify-Adminbereich.
• Gehe zu "Bestellungen" und suche die betreffende Bestellung.
• Erstelle eine manuelle Gutschrift, indem du die Bestellung bearbeitest und den entsprechenden Betrag manuell als "erstattet" markierst, auch wenn die tatsächliche Rückerstattung nicht über Shopify oder PayPal erfolgt.

Gutschrift manuell dokumentieren:

• Da die Rückerstattung über eine externe Überweisung erfolgt, erstelle einen manuellen Beleg oder ein Gutschriftdokument.
• Dieses Dokument sollte die Bestelldaten, den erstatteten Betrag und den Hinweis enthalten, dass die Rückerstattung per Überweisung erfolgt ist.
• Verwende hierzu eine Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation, um ein Dokument zu erstellen, das alle relevanten Informationen enthält.

Dokumentation in der Buchhaltung:

• Stelle sicher, dass du die manuell erstellte Gutschrift in deiner Buchhaltungssoftware einpflegst.
• Füge eine Notiz hinzu, dass die Rückerstattung nicht über Shopify oder PayPal, sondern per Überweisung erfolgte.

Zusätzliche Ressourcen:

• Suche nach Shopify-Apps oder Plugins, die möglicherweise besser für solche Fälle geeignet sind. Es gibt verschiedene Apps, die speziell für die Erstellung von Gutschriften und Rückerstattungen entwickelt wurden und eventuell besser mit deinem Buchhaltungssystem zusammenarbeiten, wie diese hier (alle mit Free plan available) :
  • MP — Store Credit
  • Shopwaive: Credit & Payments
  • Pabloo: Store Credit

Um sicherzustellen, dass alle Schritte korrekt dokumentiert sind, könntest du auch mit deinem Buchhalter sprechen und sicherstellen, dass alle erforderlichen Unterlagen vorhanden sind, um die Rückerstattung ordnungsgemäß zu verbuchen.

[meukfranzi]

Hallo lieber @Gabe,

vielen Dank für deine Antwort. Leider finde ich nicht, wie ich eine manuelle Gutschrift erstellen kann. Beim Editieren der Bestellung habe ich nur die Möglichkeit weitere Produkte hinzuzufügen. Ich sehe hier nichts von einer Möglichkeit das Produkt als "erstattet" zu markieren? 

Vielen Dank für deine Hilfe und Beste Grüße 

Franzi

[Gabe]

Hey Franzi! @meukfranzi 

Verstehe. Das habe ich jetzt nachgehakt und wenn die unten abgebildeten Erstattungs-Flows nicht in der Bestellung gehen, dann ist es wahrscheinlich weil die Bestellung über 180 Tage alt ist. Auf Shopify kannst du Bestellungen innerhalb von 180 Tagen nach der Transaktion zurückerstatten. Nach diesem Zeitraum müssen Rückerstattungen extern abgewickelt werden. Weitere Informationen dazu hier.

Hoffe das hilft dir weiter - lass wissen falls nicht! 😉

[meukfranzi]

Hallo lieber Gabe,

vielen Dank. Leider hilft mir das nicht weiter. 

Ja genau, die Bestellung ist ja länger als 180 Tage her und wurde über PayPal gezahlt, weshalb der Betrag nicht mehr erstattet werden kann. Da er ja schon bezahlt und vor langer Zeit bei der Kundin angekommen ist, ist er als bezahlt markiert und auch als ausgeführt. Eine Erstattung bringt ja nur eine Fehlermeldung und bearbeiten bzw. einen Artikel als "erstattet" markieren geht auch nicht bzw. gibt es hier keine Funktion. 

Vielen Dank trotzdem für deine Bemühungen! 

Beste Grüße 

Franzi

[Gabe]

Hey Franzi! @meukfranzi 

Ist dies ein vereinzelter Fall und alle anderen Bestellungen sind ok mit Bezug auf Buchhaltung, Gutschriften und die Pathway App? Ist es nur diese eine Bestellung weil sie älter als 180 Tage ist?

Wenn ja, kannst du die Gutschrift manuell in der Buchhaltung verbuchen, nachdem du die Kundin extern erstattet hast (falls du es noch schon längst getan hast)?

Somit hoffe ich du findest eine Lösung in der Buchhaltung!

VG,