GoBD, Mail-Archivierung - Eure Erfahrungen

[BADAHO]

Hallo liebe Community,

wir haben bisher noch keine Erfahrung im Onlinehandel, wollen aber gerne einen eigenen Shop aufbauen, um ein Produkt anzubieten. In letzter Zeit habe ich mich daher ausgiebig mit den bekannten Cloud-Shopsystemen auseinandergesetzt und Shopify macht auf mich einen guten Eindruck. Dennoch sind bis jetzt noch mehrere wichtige Fragen offen geblieben, die mir auch der Support nicht erklären konnte. Deshalb wende ich mich jetzt an die Community und würde mich freuen, wenn uns jemand weiterhelfen könnte!

1. 

Zum einen habe ich gelesen, dass man zur GoBD-konformen Archivierung verschiedenster Dokumente verpflichtet ist. Dazu gehören meines Wissens Rechnungen (die ich sicherlich mit anderen Apps erstellen und archivieren kann) aber auch andere Belege und Handels-/Geschäftsbriefe, wie z.B. Eingangs-/Bestellbestätigungen. 

Denn wenn ich es richtig verstanden habe, verschickt Shopify Dokumente wie Bestellbestätigungen automatisch, ohne dass man dies verhindern kann. 

Hat mit diesem Thema jemand Erfahrungen bzw. wie macht ihr das? Ich würde gerne alle E-Mails, die das System verschickt konform, d.h. unveränderbar, speichern. Die normale Speicherung von Shopware erscheint mir nicht GoBD-konform, da im Internet steht, dass diese Mails ggf. gelöscht werden können und außerdem müssen diese maschinell auszuwerten sein. 

Gibt es dafür eine Lösung bzw. Apps o.ä. Programme, die sich anbinden lassen?

2.

Außerdem müssen meines Wissens in Bestellbestätigungen, welche eine Annahme des Auftrags darstellen, verschiedenste Daten zum Produkt und die Lieferzeit angegeben werden. Ob eine Bestellbestätigung als Annahme zu werten ist, hängt - wenn ich es richtig verstanden habe - maßgeblich davon ab, wie der Kunde/die Kundin diese auffasst. Im Netz stand, dass dies gerade bei Sofortüberweisungen/PayPal als Annahme gewertet werden kann.

Gibt es bei Shopify also die Möglichkeit, Produktdaten und vor allem Lieferzeiten in die Bestellbestätigung aufzunehmen? Soweit ich weiß, werden Lieferzeiten ja normalerweise in die Produktbeschreibung eingetragen - wo kommen also die Daten her? Oder sind die Bestellbestätigungen so gestaltet, dass sie ganz sicher nicht als Annahme des Auftrags zu verstehen sind?

3. 

Kann mir evtl. auch jemand einen Tipp geben, mit welchem Programm man gute Rechnungen erstellen und GoBD-konform speichern kann? Mit Lexoffice oder sevDesk sollte das meines Wissens möglich sein, jedoch muss auf Rechnungen ab einem Wert von 250€ ein Lieferdatum angegeben werden. Geht das mit Lexoffice oder sevDesk in Verbindung mit Shopify? Dafür müssten die Systeme doch wahrscheinlich auch eine Information zur Lieferzeit haben? Viele schrieben ja auch von Order Printer Pro, aber kann man diese Rechnungen archivieren, ein Lieferdatum angeben und ggf. in ein Buchhaltungssystem übertragen?

Ich kenne mich mit Programmierung ehrlich gesagt nicht aus, weshalb ich komplizierte Einstellen sicherlich nicht vornehmen kann. Aber vielleicht kann mir ja jemand weiterhelfen bzw. kurz erklären, wie ihr das handhabt bzw. ob meine Anforderungen mit Shopify zu erfüllen sind … Über eine Antwort würde ich mich sehr freuen!

Vielen Dank im Voraus!

Viele Grüße

[Gabe]

Hi @BADAHO 

Vielen Dank für deine Fragen und erstmals ein herzliches Willkommen auf unserer Plattform! Wir freuen uns euch an Bord zu haben und hier in der Community können wir gerne weiter über den Aufbau eures Shops plaudern und euch auf dieser Reise begleiten. Nicht vergessen, wenn du den Link deines Shops hier einfügst, kann ich da auch gerne einen Blick hineinwerfen und Tipps abgeben. Du kannst gleich danach auch die URL wieder löschen wenn du möchtest.

Was für Produkte wollt ihr verkaufen und an was für ein Zielpublikum wenn ich fragen darf? Da du viele Fragen hast dachte ich mir wäre es einfacher deine Fragen in einer Video Demonstration einzugehen und dabei anhand meines eigenen Testshops die vielen Bereich zu zeigen.

Lass wissen falls du meinen Video hier nicht sehen oder hören kannst:

• https://screenshot.click/21-38-12026-11036.webm

Lass wissen, wenn du weitere Fragen hast zum obigen Thema oder generell zu deinem Shop und Business und gerne können wir das hier weiter besprechen! Halte Abstand und bleibe Gesund! 

[BADAHO]

Hallo @Gabe,

vielen Dank für deine schnelle und wirklich ausführliche Antwort! Die Idee mit dem Video finde ich sehr gut, denn so ist das ganze wirklich deutlich verständlicher für mich. Ich muss hier wirklich mal ein Lob aussprechen, denn sowohl die Community, als auch der Support sind wirklich hilfsbereit, engagiert und nett! Das ist ein riesen Unterschied zu Shopifys deutschen Konkurrenten, bei dem der Support einfach nur unfreundlich war. 

Zu deinen Fragen: Bisher haben wir tatsächlich noch nie mit einer Shopsoftware gearbeitet und verkaufen aktuell auch noch keine Produkte. Wir wollen unser Produkt aber ausschließlich online verkaufen. Einen Testshop haben wir bisher noch nicht gestartet, da wir uns erstmal informieren wollten, ob die Funktionen, welche die Shopsysteme bieten, auch unseren Anforderungen entsprechen … Shopify macht aber auf mich einen super Eindruck - sowohl die Software, als auch der Service! Unser Produkt kommt aus dem Bereich Einbruchschutz. 

Besonders der Tipp mit den (Meta-)Feldern am Produkt war noch einmal sehr interessant für mich!

Auf eine Frage würde ich gerne noch einmal genauer eingehen. Du sagtest, dass man die E-Mail-Kommunikation über andere Dienste macht. Bei Kundenkontakt wollen wir das genauso handhaben. Allerdings habe ich davon ehrlicherweise keine große Ahnung. 

Bezüglich der Mailarchivierung habe ich mich einfach etwas im Internet belesen. Da stand, dass das Pflicht ist und bei Nichteinhaltung hohe Strafen nach sich ziehen kann. 

SevDesk hat da einen sehr übersichtlichen Blogartikel: https://sevdesk.de/blog/rechtssichere-e-mail-archivierung/

Hier ist sonst auch noch ein Artikel der IT-Recht Kanzlei dazu: https://www.it-recht-kanzlei.de/voraussetzungen-e-mail-archivierung.html?print=1

In dem Artikel werden u.a. einige Anbieter für solche externen Speicher-Systeme genannt, ich weiß aber, dass auch Ionos und Strato konforme Postfächer anbieten. Der Shop und die Postfächer würden dann auf jeden Fall unter derselben Geschäfts-E-Mail-Adresse laufen. 

Ich würde nun noch einmal gerne wissen, wie ich diese Systeme verbinden kann, so dass alle E-Mails, die Shopify verschickt (wie z.B. Bestellbestätigung), in diese konformen Postfächer übertragen werden. Hast du da eine Idee oder einen Tipp für mich? (Oder passiert das womöglich automatisch, wenn sowohl Shopify, als auch das Postfach dieselbe E-Mail nutzen?)

Wenn ich es richtig verstanden habe, werden alle E-Mails/Benachrichtigungen, die der Shop an den Kunden/die Kundin sendet, auch an den Shopbetreiber geschickt. Ist das richtig?

Ich denke, dass wir uns im neuen Jahr einen Testshop einrichten werden und dann das ein oder andere auch ausprobieren. Wenn das für dich in Ordnung ist, würde ich mich melden, wenn wir dann noch Fragen zu Einstellungen etc. haben. (Oh man, jetzt ist der Beitrag wieder ganz schön lang geworden 🙂

Vielen Dank für deine Hilfe!

Viele Grüße, bleib auch gesund und schon einmal schöne Weihnachten

[Gabe]

Hey @BADAHO 

Das freut mich, dass das hilfreich war und wir stehen hier immer zur Verfügung um euch auf dieser spannenden Reise zu begleiten!

Hier noch ein paar Weitere Antworten auf deine Fragen:

• Du sagtest, dass man die E-Mail-Kommunikation über andere Dienste macht. Bei Kundenkontakt wollen wir das genauso handhaben.

Dazu habe ich sogar einen Leitfaden von heute, der dir hoffentlich alle Fragen zum Thema "E-Mail Hosting Service" beantwortet: https://bit.ly/3mry5dd 

Und danke für die Links zum Thema rechtskonforme Mailarchivierung. Nachdem ich die zwei Artikel durchgelesen habe, bin ich überzeugt, dass mein obiger Link (https://bit.ly/3mry5dd) zum Thema Google Workspace eine umfassende Lösung mit dem man auch das Problem bzgl. der rechtskonformen Mailarchivierung ganz einfach löst denke ich.

• Ich würde nun noch einmal gerne wissen, wie ich diese Systeme verbinden kann, so dass alle E-Mails, die Shopify verschickt (wie z.B. Bestellbestätigung), in diese konformen Postfächer übertragen werden. Hast du da eine Idee oder einen Tipp für mich? (Oder passiert das womöglich automatisch, wenn sowohl Shopify, als auch das Postfach dieselbe E-Mail nutzen?). Wenn ich es richtig verstanden habe, werden alle E-Mails/Benachrichtigungen, die der Shop an den Kunden/die Kundin sendet, auch an den Shopbetreiber geschickt. Ist das richtig?

Ganz genau und in meinem oben-verlinkten Leitfaden zeige ich wie du das ganze einrichten kannst und alle E-Mails mit dem GW Tool managen kannst. Das ist die €4,86/Monat sicherlich wert.

• Ich denke, dass wir uns im neuen Jahr einen Testshop einrichten werden und dann das ein oder andere auch ausprobieren. Wenn das für dich in Ordnung ist, würde ich mich melden, wenn wir dann noch Fragen zu Einstellungen etc. haben.

Dafür sind wir ja hier! 2022 wird ein grosses Jahr!

[alexx205]

Hallo @Gabe ,

Du sagst, dass alle E-Mails, die Shopify an Kunden sendet, auch automatisch an den Shop Inhaber geschickt werden.

Ich kann in meinen Postfächern ("Kontakt-E-Mail des Shops" und auch "Absender-E-Mail") keine dieser automatischen E-Mails finden (z.B. Versandbestätigung oder Bestellbestätigung).

Bei den Kunden kommen die E-Mails aus meinen Testbestellungen an.

Und auch eine Nachricht, dass einen neue Bestellung eingegangen ist, bekomme ich auf meine "Kontakt-E-Mail des Shops".

Muss hierzu etwas speziell eingestellt werden, oder woran kann dies liegen?

Vielen Dank!

Gruß

Alexander

[Gift-o-the-Jab]

Ist wahrscheinlich aufgrund deiner E-Mail Domain und/oder E-Mail Server die die Shopify E-Mails ablehnen oder "blacklisten". Du musst mit deinem Domain Provider reden um die Shopify System E-Mails zu "whitelisten".

Sehr viele Leitfäden gibt es genau zu diesem Thema hier in der Community und besonders web.de und gmx sind hier Wiederholungstäter...

[alexx205]

Danke für die Antwort!

Ich habe jetzt für beide E-Mails ("Kontakt-E-Mail des Shops" und auch "Absender-E-Mail") verschiedenen E-Mail-Adressen über verschiedene Anbieter ausprobiert - Ionos/1und1, Gmail, GMX, Manitu.
Es kommt nirgendwo eine Kopie der E-Mails, die an Kunden gesendet werden, an.
Das kann dann wohl nicht mehr am Domain Provider liegen, oder doch?

Ich habe hier leider nicht die Ahnung. 

(An welche der beiden E-Mail Adressen werden diese E-Mails eigentlich geschickt?)

Danke!

[Gift-o-the-Jab]

@alexx205 

Wie sieht es hier aus im Bereich Benachrichtigungen? Da kannst du auch eine Test E-Mail an dich senden:

[alexx205]

Danke für deine Unterstützung!

Allerdings sind die Benachrichtigungen, dass eine neue Bestellung eingegangen ist, kein Problem. Die kommen an.

Aber, wie ich es verstanden habe, werden die E-Mails an Kunden auch als Kopie an den Shop-Inhaber geschickt. Diese kann ich aber nirgendwo finden.

Danke!

[Gift-o-the-Jab]

@alexx205 

Yup derzeit wird nur diese E-Mail an dich als CC vom System gesendet. Welche anderen E-Mails hättest du denn gerne?

Siehe mehr dazu hier. Du kannst auch auf deinem Handy Push-Benachrichtigungen erhalten, wenn du die Mobile App verwendest.

Aber kann ich gut verstehen, dass man vielleicht aus Haftungsgründen und andere Gründe sicherstellen möchte, dass die Rechnungen, Shipping Updates, und/oder Tracking Nummern usw. korrekterweise an die Kunden gemailt werden indem man als Shopinhaber mit im CC der E-Mails ist.

Derzeit wird also nur die Bestellbestätigung an die im Bild meines vorherigen Beitrags eingetragene E-Mails versendet und es gibt keine Standardeinstellung im Admin, dass alle anderen E-Mails an Kunden auch zum Shopinhaber kopiert und versendet werden, da ansonsten das Volumen der von dir empfangenen E-Mails extrem hoch wäre und Shopify ja keinen E-Mail oder Exchange Server bietet.

Das ganze kann man mit einer WaWi App wie Billbee oder Lexoffice viel besser verwalten da Billbee beispielsweise alle E-Mails und Comms an die Kunden vom Shop übernehmen kann.

• Ansonsten findest du auch im App Store eine Reihe Notification Apps.

[alexx205]

Vielen Dank für die Info @Gift-o-the-Jab!

Das hatte ich dann von @Gabe falsch verstanden.

Dann werde ich mal bei Apps nachsehen, ob es da was sinnvolles für mich gibt.

Viele Grüße 

[Gabe]

Hey @alexx205 

Hat das geklappt? Lass wissen, wenn du weitere Fragen hast zum obigen Thema oder generell zu deinem Shop und Business und gerne können wir das hier weiter besprechen! Halte Abstand und bleibe Gesund!

[alexx205]

Hi!

Ich habe keine App gefunden, welche die automatischen Bennachrichtigungen aus Shopify an die Kunden an meine E-Mail als Kopie schicken kann, aber dann muss man sich damit behelfen, mit z.B. billbee oder anderen Apps die Kundennachrichten zu versenden. Dann kann man die auch an sich in Kopie verschicken denke ich.

Grüße