Grundsätzliche Fragen: Sperren von Waren für Onlineshop, Scanner für Inventar, Zwischenhändler

[EsRa13]

Hallo zusammen,

da die ersten Passagen meines Postings ins Englische übersetzt worden waren, vermute ich, dass es von vielen übergangen worden ist. Daher schreibe ich das nochmal neu - in der Hoffnung, dass es diesesmal korrekt funktioniert:

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ich habe eine liebe Bekannte, die ein Geschäft betreibt und mich nun um DV-technische Unterstützung gebeten hat.

Ursprünglich hat sie Waren nur bei Events (z.B. Messen) verkauft. Später kamen ein (kleiner) Lagerverkauf und der Verkauf über Zwischenhändler hinzu. Zum Schluss folgte dann ein Onlineshop.

Genauso hat sich auch das organisatorische Drumherum entwickelt, alles ist also nicht mehr richtig rund.

Vermutlich gab es als erste Software das "Buhl WISO - Mein Büro", erst später ist Shopify hinzugekommen. Das führt dazu, dass es z.B. eine redundante Warenpflege, getrennte Rechnungen für Zwischenhändler (WISO) und Endverbraucher (Shopify) und generelle Probleme mit der Lagerhaltung gibt.

Ich habe (noch) keinen Überblick, wofür das WISO sonst noch verwendet wird, aber zumindest das Bedienen der Zwischenhändler würde ich dort gerne herausholen.
Ohne dass ich persönlich Shopify kenne, schwebt mir vor, es zum organisatorischen Zentrum zu machen. Dazu würde ich gerne - in Vertretung meiner Bekannten - ein paar Details abklopfen.

1. Zwischenhändler benötigen abweichende Rechnungen ohne Umsatzsteuer / Mehrwertsteuer bzw. mit abweichenden Steuersätzen, falls sie aus dem Ausland kommen.
Derzeit haben diese keinen direkten Zugang zu einem Bestellsystem, sondern bestellen per Email / Telefon. Es ist also kein zwingendes "Muss", dass die Zwischenhändler die Bestellung selber durchführen, falls es die Realisierung per Shopify einfacher machen würde. Genauso gut könnte meine Bekannte (oder deren Mitarbeiter) den Auftrag in Shopify (anstatt wie bisher in WISO) abwickeln.

Ich vermute aber, das ließe sich über "Großhandel" abdecken. Allerdings ist das Paket "Spotify Plus" für 2.000$ / Monat völlig utopisch. "Handshake" funktioniert nur in den USA, wie ich gelesen habe. Bleibt also "Großhandelsvertriebskanal".
Lassen sich damit aber obige Anforderung der abweichenden Mwst. bzw. Bestellungen aus dem Ausland realisieren?

2. Datentransfer WISO
Sollte sich Punkt 1 nicht realisieren lassen oder weiterhin eine parallele Verwendung von WISO aus anderen Gründen nötig sein, lassen sich Artikel(beschreibungen) und Warenbestände sicherlich auch dorthin exportieren (CSV) bzw. synchronisieren, siehe auch https://www.buhl.de/shop/faqs?article=2447
Falls jemand damit Erfahrungen oder Meinungen hat, würde ich mich über Rückmeldungen und Infos freuen.

3. Lagerbestand
Derzeit wird das Warenlager manuell geführt, d.h. an den Regalen kleben Zettel, auf denen Wareneingänge sowie Entnahmen notiert werden (Strichliste). Hier wäre der Einsatz von einem Erfassungssystem (Barcode-Scanner?) sicherlich eine Erleichterung - zumindest bei einer Entnahme des Artikels. Auf den Hilfeseiten entdecke ich aber nur Hinweise auf Barcodescannern im Zusammenhang mit dem Verkauf an der Ladentheke, nicht aber zum Inventarisieren von Wareneingängen. Hat hier jemand Erfahrungen / Hinweise, ob das machbar ist?

4. Da die Artikel auch an Zwischenhändler verkauft werden, arbeitet sie bereits mit Barcode-Etiketten, die aus einer anderen Quelle bezogen werden. Verwaltet oder generiert Shopify eigene Codes oder können diese weiterhin verwendet werden?

5. Wie oben geschrieben, wurden ursprünglich die Artikel auf Events verkauft. Konkret bedeutet das, dass diese dem Lager entnommen werden und dann für einen Verkauf per Shopify nicht zur Verfügung stehen. Nach der Rückkehr vom Event müssten die unverkauften Waren wieder in das Lager zurückgebucht werden.

Wie der Verkauf auf dem Event stattfindet, entzieht sich aktuell ebenfalls meiner Kenntnis. Ich vermute, das läuft abseits jeglicher sauberer Erfassung. Am Tagesende werden unverkaufte Bestände und Einnahmen verglichen. Differenzen sind möglich aufgrund von Fehlern bei der Lagerentnahme, aber leider auch durch Diebstahl und Veruntreuung auf dem Event.

Ich könnte mir vorstellen, dass man in Shopify ein "Event" als ein zweites (Pseudo-) Lager oder einen zweiten Standort einrichten kann. Und dass man Waren aus dem regulären Lager dorthin "verschieben" kann. Wie kann man aber verhindern, dass Shopify den Warenbestand eines Lagers / Standort für den Verkauf im Online-Shop berücksichtigt? Denn die Waren, die sich auf dem Event befinden, dürfen im regulären Bestand nicht berücksichtigt, d.h. online nicht verkauft werden. Sie müssten dann also irgendwie "gesperrt" werden.

Für das Event selber könnte ich mir vorstellen, den Verkauf dort per POS auf einem Tablet (inkl. Barcodescanner, Kassenschublade?) zu realisieren. Ein Verkauf dürfte demnach ausschließlich über diesen POS geschehen (nicht aber Online). Lässt sich so ein "gezielter" Verkauf in Shopify realisieren?

6. Derzeit werden Versand-Etiketten für die Pakete manuell über ein GLS-Konto erstellt (per Copy&Paste der Lieferadresse). Ist in Shopify eine Anbindung an Versender (hier: GLS) möglich? Aber diese Frage hat keine hohe Priorität...

Für diejenigen, die bis hierher durchgehalten haben: Vielen Dank für die Geduld!

Wie gesagt, ich habe keine Erfahrungen im Shopify-Umfeld, möchte meiner Bekannten aber zumindest eine Richtung aufzeigen, in die sie sich bewegen und neu strukturieren könnte. Über jede Rückmeldung - auch "nur" zu einzelnen Punkten - würde ich mich sehr freuen.

Vielen Dank und viele Grüße
Erich

[Gabe · Accepted solution]

Hallo Erich! @EsRa13 

Danke für diese Angaben und ich werde, so gut ich nur kann, und den Sachverhalt verstehe, ein paar Tipps dazu abgeben. Du wärst aber besser mit einem Experten oder einer Agentur die sich mit Warenwirtschaft gut auskennt, gut aufgehoben und wir haben ein paar hier. Eine E-Mail an diese Agenturen schicken mit der genauen Schilderung eures Use-Case und Geschäftsanwendungsfälle kostet ja nichts.

1. Soweit ich das verstehe was du fragst, können die Shop Mitarbeiter die Bestellungen und jeweiligen Positionen innerhalb Shopify ausführen und es wird von Shopify eine "Fulfillment Anfrage" E-Mail direkt an den jeweiligen Zwischenhändler gesendet, der als "Vendor" oder als "Ship-from" Inventar Standort im Shopify System eingepflegt ist. Eine unserer deutschen Multichannel Order Mgt. Apps die das auch ganz gut machen kann ist Billbee. Weitere Rechnungsapps sind diese hier.
   Der Großhandelsverkaufskanal ist nur für Shops mit dem Shopify Plus-Plan verfügbar und wird nur für diese empfohlen. Erfahre mehr über den Großhandelskanal. 
   Du kannst aber gerne unsere Wholesale Apps (wie Wholesale Gorilla oder Wholesale Bear) ausprobieren die das (und noch mehr) können.
2. Du kannst auf jeden fall mit WISO eine Bestands-Synchronisierung herstellen, entweder über eine App wie Matrixify ( @Renars ) oder über eine API Verbindung mit einer Benutzerdefinierte Apps die man selber bauen kann (siehe mehr dazu hier).
3. Hierfür brauchst du ein "warehouse acquisition system" und das wäre extern zum Shopify System. Dein iPad mit der POS App kann auch Barcodes mit der eingebauten Kamera einscannen wenn du der POS App Zugriff auf die eingebaute Kamera im iPad gewährst. Vielleicht ginge das als Workaround?
   Warehouse Mgt. Apps haben wir auch einige.
4. Barcodes im Shopify Produkte Stamm kannst du einrichten - siehe mehr dazu hier.
5. Du kannst mit unserem POS Kanal auch Pop-Up Events managen und den Produktstamm ganz gut ueber die die Standorte managen -> du müsstest nur deine Produkte von deinem Hauptstandort zu deinem Pop-up-Standort übertragen.

   Um mit der Übertragung von Produkten in den Pop-up-Store zu beginnen, kannst du einfach die folgenden Anweisungen befolgen oder du kannst dir unsere hilfreiche Dokumentation zur Übertragung zwischen Standorten ansehen.

6. GLS kannst du in der Bestellung als Versanddienstleister auswählen wie man unten im Bild sieht. Um eine reibungslose Anbindung mit euren GLS Versanddienstleister können unser Partner Team unter @Stefan-247APPS und @Dieter-247APPS bestimmt ganz gut beraten.

Lass wissen, Erich, wenn du weitere Fragen hast zum obigen Thema oder generell zu deinem Shop und Business und gerne können wir das hier weiter besprechen!
 
2022 wird dein Jahr! Haltet Abstand und bleibt Gesund.

[EsRa13]

Hallo Gabe,

Danke für Deine ausführlichen HInweise. Nun bekomme ich ein erstes Gefühl dafür, dass ich mit Shopify an ein eigenes Universum geraten bin, von dessen Existenz oder gar Ausdehnung ich vorher noch nicht einmal etwas geahnt habe 😉

Ich denke auch, dass sich meine Bekannte wohl Unterstützung bei erfahrenen Experten ("Raumfahrer") wird holen müssen. @Finer hatte sich bereits von sich aus gemeldet, aber da werde ich mich heraus halten, das überlasse ich der Shopbetreiberin.

P.S. Bei den Zwischenhändlern hatte ich mich vielleicht nicht richtig ausgedrückt. Das sind (in- und ausländische) Einzelhändler, die Ware bei ihr einkaufen, um sie dann auf eigene Rechnung und in eigenem Namen weiterzuverkaufen - natürlich mit Aufschlag. Sie hat nämlich ihr eigenes Label gegründet, lässt Artikel produzieren und verkauft die Produkte zum Teil selber. Es gibt aber, wie gesagt, auch Shops, die ihre Artikel einkaufen und dann an Endverbraucher weiterverkaufen.

Nochmals Besten Dank und Viele Grüße

Erich

[r8r]

@Gabe danke für die ausführliche Antwort – ich hab gestern schon über dem Beitrag gesessen, eine mögliche Antwoirt dann mangels Zeit aber doch vertagt 😉

@EsRa13 – das mit dem Universum stimmt schon zu einem guten Teil. Was Du allerdings unbedingt in der Anforderungsanalyse berücksichtigen solltest ist, dass das Universum rund um Shopify leider nicht "grenzenlos" ist – sprich, Du verheiratest Dich letztenendes mit einem Serviceanbieter, der sehr viele sehr gute Tools zur Verfügung stellt, aber eben auch nicht alle Wünsche erfüllen kann, die Händler*innen haben könnten.

Für viele der Anwendungsfälle und Szenarien ist Shopify ein sehr guter Einstieg – aber Grenzen gibt es durchaus. Mein Tipp ist der – falls noch nicht geschehen – mit Expert*innen gemeinsam die genauen Anforderungen zu definieren und mögliche Umsetzungswege zu evaluieren. Wenn Shopify dann noch immer als gut kompatibel übrig bleibt, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass es auch kostentechnisch sehr konkurrenzfähig ist. Wenn nicht, dann ist es jedenfalls gut, dass Ihr das gemerkt habt, bevor Ihr in das neue System investiert habt.

Mit unseren Kund*innen starten wir in aller Regel genau so in neue Projekte und das hat sich bezahlt gemacht.

Wenn noch Bedarf besteht kannst Du bzw. die Shopbetreiberin natürlich auch gerne melden.

Alles Liebe,

Mario

[EsRa13]

Hallo Mario,

ich habe die Vorschläge und Hinweise meiner Bekannten weitergegeben.

Wie ich vorher schon @Gabe geschrieben habe, sehe auch ich die Notwendigkeit, Experten hinzuzuziehen. Eine Anforderungsanalyse zu erstellen, ist meinerseits kein Problem, das ist ja mein Job 😉 Evtl. läuft es darauf hinaus, dass ich mich mit der Betreiberin / Mitarbeitenden zusammensetze - oder zumindest als "Vermittler" dabei bin, falls sie direkt mit den Experten zu einem Workshop zusammenkommen...

Aber bis dahin ist es noch etwas, meine Bekannte ist noch in der "Entscheidungsfindung", wie es grundsätzlich weitergehen kann oder soll. Frühestens Ende Februar rechne ich mit Neuigkeiten ...

Viele Grüße und ein schönes Wochenende!

Erich

[pulpowms]

Hallo EsRa13, 

bezüglich der 3ten Frage: 

PULPO WMS ist eine Lösung die papierlose Prozesse mittels Android Geräten und Scannern ermöglicht. 

Als shopify Erweiterung für die Optimierung von Lagerprozessen lassen sich mit PULPO einige Bestandsregeln darstellen. 

VG 

[Pickware]

Hi @EsRa13, 
wir haben gestern unsere WaWi-Lösung Pickware für Shopify released. Vielleicht für euch interessant: Direkt zu unserem Info-Post. 
Hier geht's direkt zu unserer App im Shopify App Store.
Viele Grüße
das Pickware Team