Hoher Aufwand durch Stripe: Buchhaltung mit Lexoffice

[junaco]

Liebe Shopify Community,

für meine Buchhaltung nutze ich Lexoffice. Bei Bestellungen die per Paypal bezahlt werden, kann Lexoffice automatisiert die einzelnen Bestellungen/ Belege den Paypal Zahlungen zuordnen. Soweit so easy.

Hier kommt mein Problem: Bei Bestellungen die z.B. per Kreditkarte, Sofortüberweisung usw. bezahlt werden, bekommen wir gesammelte Stripe Auszahlungen. Hinter einer Stripe Auszahlung verbergen sich also mehrere Bestellungen. Da direkt aus der Stripe Auszahlung nicht hervorgeht, welche Bestellungen dazu passen, muss ich das in Lexoffice manuell zuordnen. Ich weiß wie das geht, hierzu hat mir auch dieser Thread geholfen. ABER: Es ist ein wahnsinniger manueller Aufwand. Und ständig frage ich mich: Dieses Problem muss doch nahezu jeder Shopify Store in Deutschland haben?! Gibt es eine Lösung, wie ich diese manuellen Zuordnungen umgehen kann? Ein Tool, welches das für uns macht? Evtl Paypal Plus irgendwie als Payment Gateway manuell hinzufügen (Shopify supportet das ja nicht out of the box) - damit die Kreditkartenzahlungen dann auch über Paypal, und nicht mehr über Stripe reinkommen? Würde das gehen? 

Ich bin für jeden Tipp dankbar!

Liebste Grüße

Sina

[GamerzBase]

@junaco 

Sodele, hier klink ich mich mal ein, da wir ein Leidensgenosse sind.

Wir haben Anfangs gedacht wir könnten über Lexoffice unsere BH auch selbst machen. Das ging solange gut bis die Umsätze und angebundenen Marktplätze immer mehr wurden. Lexoffice ist nicht in der Lage Sammelbuchungen/Auszahlungen etc von selbst auseinanderzudröseln. Dazu bist du aber verpflichtet.

Wir sind dann erst zu PayJoe gegangen, diese erstellen aus deinen Belegen eine geeigneten Beleg um diesen in Lexoffice einzubinden etc. Das ging ne Weile gut, wurde uns aber dann zu kompliziert, da Lexoffice nur eine abgespeckte Version und dazu noch Cloudbasiert ist. Das mit der Cloud ist gut, der Rest ehrlich gesagt Mist. Man kann keine manuellen Unterkonten anlegen etc etc.

Also sind wir nach Rücksprache mit dem Steuerberater, der heute unsere BH macht, zu Billbee mit PayJoe Anbindung. Zum Ausrechnen der Ausgabenseite (Billbee kann das nicht) kann man noch FastBill oder ähnliche Programme nehmen.

Spätestens wenn du Ebay, Amazon, Hood, Etsy etc etc Verkäufe und Auszahlungen hast, führt zumindest an PayJoe kein Weg mehr vorbei, da wie gesagt PayJoe aus den Ebay Verkäufen zum einen die korrekte Bestellnummer zum abgleich raus dröselt und die Gebühren etc etc. Mit diesen Belegen kann man bei Lexoffice arbeiten. Wir würden aber zu Billbee raten. Ein brutal gutes Werkzeug. Rechnungen automatisch erstellen und an Kunden senden, Fullfilment etc etc etc. Erkundige dich mal ein wenig.

[Sarah87]

Hallo @junaco 

Ich stehe vor dem exakt gleichen Problem und wollte mal fragen, ob du für dich schon eine Lösung gefunden hast? Hast du dich für ein weiteres Tool wie Billbee entschieden? Ich stehe gerade noch ganz am Anfang und scheue mich davor, so viele Tools auf einmal anzubinden, daher hoffe ich noch auf eine smarte Lösung mit Shopify und Lexoffice :).

Viele Grüße,

Sarah

[GamerzBase]

@Sarah87- Eine smarte Lösung mit Shopify und Lexoffice erreichst du nur wenn du nicht über Ebay, Amazon etc verkaufst. Wenn du nur Paypal/Überweisung arbeitest dann klappt es, weil du ohne große Probleme dein Verrechnungskonto gegenbuchen kannst. Dazu darfst du dann aber nicht die Paywall von Shopify nehmen, weil die nämlich alle eingehenden Zahlungen in einem Überweisen und in der Buchung keine getrennte Ausweisung der jeweiligen Eingänge vorhanden ist.

Bei eigenständiger KK Anbindung über Stripe das gleiche. Das sind alles Sammelüberweisungen die Lexoffice nicht auseinander gedröselt bekommt. Ebay, Amazon etc ebenfalls. Bei Amazon kommt noch dazu das diese nur alle 14 Tage von selbst überweisen. Heißt - Verkäufe aus Ende Januar z.B. werden erst im Februar überwiesen. Damit verschieben sich deine Umsätze um einen Monat, da Buchungsdatum auschlaggebend ist.

Wir haben graue Haare bekommen. Ganz ehrlich. Man kann das alles händisch lösen mit den Tools von PayJoe, wenn man dann weiß wie man diese Belege in Lexoffice einbucht.

"Soviele" Tools sind das gar nicht die du anbinden musst. Billbee für die Rechnungserstellung und Fullfilment - heftig gutes Werkzeug. Und PayJoe mit Billbee verbinden, das reicht schon. In Billbee alle Marktplätze anbinden - diese Daten zieht sich PayJoe dann aus Billbee und erstellt die notwendigen Belege die du benötigst.

Aber ein Tipp von Anfang an, den wir mal lieber früher befolgt hätten. Such dir einen kleinen aber feinen Steuerberater. Ich kann dir unsere Empfehlen. Wir zahlen eine geringe Gebühr im Vergleich, machen einen Teil der Arbeit selbst und arbeiten für/mit dem SB und die ganze Buchhaltung wird vom SB gemacht. Du musst nur noch deine Rechnungen schreiben, deine Ausgaben an Datev übermitteln und am Ende des Monats eine Datenerlös Export Datei erstellen und diese dem SB übermitteln. Die Daten aus PayJoe zieht sich der SB selbst und du musst dich nicht darum kümmern. Schreib mir eine PN wenn ich dich weiter empfehlen soll. Lieber einen kleinen SB, die bieten die besseren Preise oder sogar Pauschalen an. Große Kanzleien sind teuer, da viel Personal etc.

Liebe Grüße

[Sarah87]

Hallo @GamerzBase 

vielen Dank für deine Antwort und die Infos, das ist interessant zu lesen wie andere Shopify Kunden aufgestellt sind. Ich verkaufe aktuell nur über Shopify, die Anbindung von Marktplätzen ist zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht geplant. Billbee werde ich mir definitiv anschauen, habe verstanden dass es langfristig da wohl keinen Weg drum herum gibt.

Danke auch für das Angebot mit deinem Steuerberater. Ich habe bereits einen, aber falls der das mit den E-Com Themen nicht hinbekommt melde ich mich nochmal bei dir ;).

VG, Sarah

[Fredd77]

Hi, ich bin auf der Suche nach einem wie du meintest kleinen aber feinen SB. Es wäre super wenn wenn du mir den Kontakt geben könntest. Die PN Funktion habe ich leider noch nicht gefunden. VG Fredd

[pathway_team]

Moin @Fredd77 ,

schau mal hier auf unserem Blog haben wir einen Post von Daniel Schlude (Top eCommerce Steuerberater), er erzählt wie man sich als Shopify Händler:in am besten für einen Steuerberater positioniert. 

[pathway_team]

Hi Junaco, schau mal hier https://apps.shopify.com/pathway-solutions?locale=de 

mit der nativen Shopify App + Rechnungsapp lösen wir genau das Stripe Buchhaltungsproblem, welches Du angesprochen hast.

Liebe Grüße,

Marco

[MoritzEsche]

Hallo Sina,

wir hatten bei uns das Problem, dass die Stripe-Gebühren welche zu den Zahlungen gehören, nicht immer offensichtlich an der richtigen Stelle und der richtigen Buchung dran waren. Dann gab es auch immer wieder Ungereimtheiten was die Buchungszeitpunkte vs. Rechnungen gesagt haben, Sammelposten und so weiter. Wir haben es auch kurz mit PayJoe probiert. Das war an sich auch ganz cool, hatte aber leider auch nicht ganz alles was wir brauchten. Wir haben dann einfach eine eigene "kleine" Lösung gebaut um genau das Problem zu umgehen und das ohne große Belastung für den Geldbeutel 😉

Du kannst dir conki ja gerne einmal anschauen, vielleicht ist es ja was für euch 😊

Grüße!

Moritz