Hi, everyone,
sorry, unfortunately the posting will 😕
I have a dear friend who runs a business and has now asked me for IT support.
Originally she only sold goods at events (e.g. trade fairs). Later, a (small) warehouse sale and sales through intermediaries were added. Finally, an online shop followed.
The organizational trappings have also developed in the same way, so everything is no longer really smooth.
The first software was probably "Buhl WISO - Mein Büro", only later Shopify was added. As a result, there is, for example, redundant product maintenance, separate invoices for intermediaries (WISO) and end consumers (Shopify) and general problems with warehousing.
Ich habe (noch) keinen Überblick, wofür das WISO sonst noch verwendet wird, aber zumindest das Bedienen der Zwischenhändler würde ich dort gerne herausholen.
Ohne dass ich persönlich Shopify kenne, schwebt mir vor, es zum organisatorischen Zentrum zu machen. Dazu würde ich gerne - in Vertretung meiner Bekannten - ein paar Details abklopfen.
1. Zwischenhändler benötigen abweichende Rechnungen ohne Umsatzsteuer / Mehrwertsteuer bzw. mit abweichenden Steuersätzen, falls sie aus dem Ausland kommen.
Derzeit haben diese keinen direkten Zugang zu einem Bestellsystem, sondern bestellen per Email / Telefon. Es ist also kein zwingendes "Muss", dass die Zwischenhändler die Bestellung selber durchführen, falls es die Realisierung per Shopify einfacher machen würde. Genauso gut könnte meine Bekannte (oder deren Mitarbeiter) den Auftrag in Shopify (anstatt wie bisher in WISO) abwickeln.
Ich vermute aber, das ließe sich über "Großhandel" abdecken. Allerdings ist das Paket "Spotify Plus" für 2.000$ / Monat völlig utopisch. "Handshake" funktioniert nur in den USA, wie ich gelesen habe. Bleibt also "Großhandelsvertriebskanal".
Lassen sich damit aber obige Anforderung der abweichenden Mwst. bzw. Bestellungen aus dem Ausland realisieren?
2. Datentransfer WISO
Sollte sich Punkt 1 nicht realisieren lassen oder weiterhin eine parallele Verwendung von WISO aus anderen Gründen nötig sein, lassen sich Artikel(beschreibungen) und Warenbestände sicherlich auch dorthin exportieren (CSV) bzw. synchronisieren, siehe auch
https://www.buhl.de/shop/faqs?article=2447Falls jemand damit Erfahrungen oder Meinungen hat, würde ich mich über Rückmeldungen und Infos freuen.
3. Lagerbestand
Derzeit wird das Warenlager manuell geführt, d.h. an den Regalen kleben Zettel, auf denen Wareneingänge sowie Entnahmen notiert werden (Strichliste). Hier wäre der Einsatz von einem Erfassungssystem (Barcode-Scanner?) sicherlich eine Erleichterung - zumindest bei einer Entnahme des Artikels. Auf den Hilfeseiten entdecke ich aber nur Hinweise auf Barcodescannern im Zusammenhang mit dem Verkauf an der Ladentheke, nicht aber zum Inventarisieren von Wareneingängen. Hat hier jemand Erfahrungen / Hinweise, ob das machbar ist?
4. Da die Artikel auch an Zwischenhändler verkauft werden, arbeitet sie bereits mit Barcode-Etiketten, die aus einer anderen Quelle bezogen werden. Verwaltet oder generiert Shopify eigene Codes oder können diese weiterhin verwendet werden?
5. Wie oben geschrieben, wurden ursprünglich die Artikel auf Events verkauft. Konkret bedeutet das, dass diese dem Lager entnommen werden und dann für einen Verkauf per Shopify nicht zur Verfügung stehen. Nach der Rückkehr vom Event müssten die unverkauften Waren wieder in das Lager zurückgebucht werden.
Wie der Verkauf auf dem Event stattfindet, entzieht sich aktuell ebenfalls meiner Kenntnis. Ich vermute, das läuft abseits jeglicher sauberer Erfassung. Am Tagesende werden unverkaufte Bestände und Einnahmen verglichen. Differenzen sind möglich aufgrund von Fehlern bei der Lagerentnahme, aber leider auch durch Diebstahl und Veruntreuung auf dem Event.
Ich könnte mir vorstellen, dass man in Shopify ein "Event" als ein zweites (Pseudo-) Lager oder einen zweiten Standort einrichten kann. Und dass man Waren aus dem regulären Lager dorthin "verschieben" kann. Wie kann man aber verhindern, dass Shopify den Warenbestand eines Lagers / Standort für den Verkauf im Online-Shop berücksichtigt? Denn die Waren, die sich auf dem Event befinden, dürfen im regulären Bestand nicht berücksichtigt, d.h. online nicht verkauft werden. Sie müssten dann also irgendwie "gesperrt" werden.
Für das Event selber könnte ich mir vorstellen, den Verkauf dort per POS auf einem Tablet (inkl. Barcodescanner, Kassenschublade?) zu realisieren. Ein Verkauf dürfte demnach ausschließlich über diesen POS geschehen (nicht aber Online). Lässt sich so ein "gezielter" Verkauf in Shopify realisieren?
6. Derzeit werden Versand-Etiketten für die Pakete manuell über ein GLS-Konto erstellt (per Copy&Paste der Lieferadresse). Ist in Shopify eine Anbindung an Versender (hier: GLS) möglich? Aber diese Frage hat keine hohe Priorität...
For those who have made it this far: Thank you for your patience!
As I said, I have no experience in the Shopify environment, but I would like to at least show my friend a direction in which she could move and restructure. I would be very happy to receive any feedback - even "only" on individual points.
Thank you and best regards
Eric
