Shopify Gebühren und Lexoffice

[Dragan1]

Hallo zusammen,

da ich keine Erfahrung in der Buchhaltung habe, habe ich Probleme mit den Shopify Gebühren und sie zu verbuchen. Kann mir jemand dabei helfen? 
Beispiel:
Das ist die Shopify Auszahlung:

Der Ausgangsbeleg-Betrag ist 37,95€ und die Shopify-Gebühr beträgt 1,10€. Das Problem ist, dass Shopify die Gebühren am Ende des Monats zusammenstellt, wodurch man einen großen Betrag hat.

Die einzelnen Gebühren, wie bei diesem Beispiel, werden nur in Shopify aufgelistet, ohne die Möglichkeit, sie einzeln als Beleg herunterzuladen. Wie kann ich jetzt die einzelne Gebühr von 1,10€ und den Ausgangsbeleg von 37,95€ dieser Auszahlung zuordnen, da ich keine PDF-Belege dafür habe, sondern nur am Ende des Monats für die gesamten Gebühren im Monat?

Wenn ich den Ausgangsbeleg und Auszahlung zuordne, bekomme ich dieses Fenster: 

Das mit dem Fenster verstehe ich aber dann habe ich keinen Nachweis über die Gebühr eingepflegt oder kann ich das einfach so ohne Beleg für die Gebühren verbuchen?

Was mache ich mit dem Gebührenbeleg am Ende des Monats die Summe der einzelne Gebühren ist?

Ist vielleicht andere Buchhaltungssoftware empfehlenswert? 

Vielen Dank! 

[Gabe]

Hey @Dragan1 

Danke für die Angaben und Screenshots und hast du das mit dem Lexoffice Support besprechen können bzgl. deren App? Die wären hier die besten Ansprechpartner. Die meisten Shops die ich kenne die Lexoffice verwenden sind auch damit sehr zufrieden. Viele dieser Shops findest du in unserer in unserer privaten FB Gruppe hier wo du deine Frage zu den Erfahrungen anderen Shops gerne stellen kannst.

Um die Shopify-Gebühren korrekt in Lexoffice zu verbuchen, kannst du folgendermaßen vorgehen:

Erfassung der Auszahlung in Lexoffice:

• Erfasse die tatsächliche Auszahlung von Shopify (in diesem Beispiel 36,85 €) als Zahlungseingang in Lexoffice.

Erfassung des Ausgangsbelegs:

• Erfasse den ursprünglichen Belegbetrag (in diesem Beispiel 37,95 €) als Ausgangsbeleg.

Erfassung der Gebühren:

• Da Shopify die Gebühren am Ende des Monats zusammenfasst und einen Sammelbeleg bereitstellt, kannst du die monatliche Sammelrechnung für die Shopify-Gebühren als separate Buchung erfassen. Gehe dafür in Shopify Payments -> Auszahlungen -> Transaktionen -> Dokumente.

Kontoauszug-Abgleich:

• Vergleiche die erhaltenen Zahlungen mit deinem Kontoauszug und ordne sie den entsprechenden Ausgangsbelegen zu.

Schritt 1: Zahlungseingang erfassen

• Gehe zu Buchhaltung > Bank und wähle das entsprechende Konto aus.
• Klicke auf Geldeingang buchen und erfasse die 36,85 € als Zahlungseingang.

Schritt 2: Ausgangsbeleg erfassen

• Gehe zu Belege > Ausgangsbeleg und erfasse den Betrag von 37,95 €.
• Ordne diesen Beleg der erhaltenen Zahlung zu. Hier erscheint dann die Differenz, die die Gebühr von 1,10 € darstellt.

Schritt 3: Gebühren am Ende des Monats erfassen

• Am Ende des Monats erhältst du von Shopify eine Sammelrechnung für die Gebühren.
• Erfasse diese Sammelrechnung als separaten Beleg unter Buchhaltung > Einkauf > Lieferantenrechnung.
• Hier kannst du die gesamte Summe der monatlichen Gebühren eingeben und auf das entsprechende Aufwandskonto buchen.

Beispiel für den monatlichen Abschluss:

Angenommen, du erhältst eine Sammelrechnung von Shopify über 33,00 € Gebühren für den Monat Mai.

• Eingangsbeleg erstellen: Erfasse einen neuen Eingangsbeleg über 33,00 €.
• Konto auswählen: Wähle das Aufwandskonto für Gebühren (z.B. "Kontoführungsgebühren" oder ein spezifischeres Konto für Transaktionsgebühren).
• Buchung durchführen: Buche die Sammelrechnung und gleiche sie mit deinen Kontoauszügen ab.

Empfehlungen für Buchhaltungssoftware:

Neben Lexoffice gibt es auch andere Buchhaltungssoftware, die sich gut für die Integration mit Shopify eignet und dir bei der Verwaltung von Gebühren helfen kann:

• SevDesk: Eine benutzerfreundliche Buchhaltungssoftware, die ebenfalls Integrationen mit Shopify bietet.
• Debitoor: Einfach zu bedienen und bietet gute Integrationsmöglichkeiten für Online-Shops.
• Xero: Eine leistungsstarke Buchhaltungssoftware, die viele Integrationen und Automatisierungsmöglichkeiten bietet.

Viele Nutzer in Foren und auf Plattformen wie Reddit und der Shopify Community empfehlen die Verwendung von Buchhaltungssoftware, die eine gute Integration mit Shopify bietet. Dies kann die Verwaltung und Verbuchung von Gebühren erheblich erleichtern. Eine häufige Empfehlung ist, die monatlichen Sammelrechnungen zu nutzen, um den Aufwand zu minimieren und die Buchhaltung übersichtlicher zu gestalten​​​.

Hoffe das hilft dir weiter - lass wissen falls nicht! 😉

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Warum nicht etwas Gamification in das Shop einbauen, um deinen Kunden etwas Fun im Shop anzubieten? Gerne kann ich bei Interesse Tipps dazu geben!

Hast du weitere Fragen zum Shop? Gebe einfach ein Suchbegriff oben in der Suchleiste der Community Landingpage ein, denn das Thema haben wir sehr wahrscheinlich schon besprochen. Halte bitte Ausschau in deiner E-Mail auf Notifications zu Antworten auf deine Fragen in der Community.

[Dragan1]

Vielen Dank @Gabe für die ausführliche Erklärung. Es ist mir jetzt klar geworden, wie ich die Gebühren verbuchen kann. Am Anfang dachte ich, dass ich für jede Differenzgebühr eine Rechnung haben soll und diese dann mit der Einnahme und dem Ausgangsbeleg direkt verbuchen muss.

Noch eine Frage:

Muss ich mit dem Reverse-Charge-Verfahren auch Kopf machen?

Dankeschön 🙂 

[Gabe]

Hey @Dragan1 

Super freut mich dass das geholfen hat! 

Beim Reverse Charge Verfahren wird die Verantwortung für die Zahlung der Mehrwertsteuer vom Verkäufer auf den Käufer verlagert. Es wird häufig bei grenzüberschreitenden Transaktionen innerhalb der EU verwendet oder wenn du einen Shopify-Shop betreibst und Dienstleistungen von ausländischen Zahlungsanbietern oder anderen Dienstleistern in Anspruch nimmst, wie z. B. von Shopify selbst dann ja.

ABER da Shopify keine MwSt. in Deutschland mit deinem Abo verrechnet (ist steuerfrei) musst du diesbzgl. keinen Reverse-Charge-Verfahren anwenden. Hier sind ein paar weitere wichtige Punkte:

Rechnungen von ausländischen Dienstleistern:

• Wenn du Rechnungen von Dienstleistern erhältst, die ihren Sitz außerhalb Deutschlands haben (z.B. Zahlungsanbieter wie PayPal, Stripe, etc.), dann gilt in vielen Fällen das Reverse-Charge-Verfahren wenn diese MwSt. verrechnen.
• Du musst die empfangene Dienstleistung in deiner Umsatzsteuervoranmeldung angeben und die Umsatzsteuer selbst berechnen und abführen.

Buchhalterische Handhabung:

• Für die Gebühren der ausländischen Dienstleister erstellst du einen Ausgabenbeleg und wählst die Kategorie "Fremdleistung 13b" (Reverse-Charge).
• Diese Ausgabenbelege werden dann gemeinsam mit den Einnahmebelegen der Zahlungen zugeordnet.

Vorteile des Reverse-Charge-Verfahrens:

• Es vereinfacht die Abwicklung grenzüberschreitender Dienstleistungen, da der Dienstleister im Ausland keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen muss.
• Der Käufer (du als Shop-Betreiber) muss die Umsatzsteuer berechnen und abführen, was zu einer einfacheren Handhabung der Steuererklärungen führt.

Für deinen Shopify-Shop bedeutet dies, dass du bei der Nutzung von Dienstleistungen, die von Anbietern außerhalb Deutschlands stammen, sicherstellen musst, dass du das Reverse-Charge-Verfahren korrekt anwendest. Hier sind einige spezifische Punkte, die du beachten solltest:

• Überprüfung der Rechnungen: Überprüfe alle Rechnungen von Dienstleistern, ob diese im Ausland ansässig sind und keine deutsche Umsatzsteuer ausweisen.
• Erfassung der Ausgabenbelege: Erfasse die Ausgabenbelege korrekt und wähle die richtige Kategorie aus.
• Selbstveranlagung der Umsatzsteuer: Berechne die Umsatzsteuer auf die empfangenen Dienstleistungen und führe diese im Rahmen deiner Umsatzsteuervoranmeldung ab.

Hoffe das hilft dir weiter - lass wissen falls nicht! 😉

[Dragan1]

Hallo @Gabe,

vielen Dank für deine tolle Unterstützung!

Ich bin aber wirklich hin und her gerissen. Ich habe in der Facebook-Gruppe nachgeschaut und dort haben sie geschrieben, dass die Shopify-Gebühren mit dem Reverse-Charge-Verfahren erstellt werden sollten und der Stripe-Auszahlung von Shopify verbucht werden müssen. Das sieht ganz kompliziert aus. Ich weiß jetzt nicht, was ich machen soll und was richtig ist.

[Gabe]

@Dragan1 

Ok am besten das mit einem Steuerberater besprechen. Hast du einen?

[Dragan1]

@Gabe 

Ne, leider nicht. Ein wollte 250€ für 1h nehmen. Kannst Du jemand empfehlen, der sich mit E-Commerce und Shopify-Zahlungen auskennt? Danke 

[Gabe]

@Dragan1 

Hmm da würde ich nochmal in unserer privaten FB Gruppe hier fragen denn da gibt es ein paar Spezialisten die dir bestimmt damit unter die Arme greifen können.

ABER - im Grunde bist du mit den Steuereinstellungen in Shopify gut versorgt:

Meiner Erfahrung nach, machen kaum welche Shops was bzgl. dem Reverse Charge verfahren. 

Es bedeutet ja, dass bei bestimmten grenzüberschreitenden Transaktionen der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer schuldet und nicht der Leistungserbringer. Das ist in kaum welchen Shops in der EU der Fall.  Es kommt meistens nur vor bei B2B PArtnerschaften in der EU, wenn du beispielsweise für einen grenzüberschreitenden Service innerhalb der EU als Shopify Shopinhaber bezahlst. Das gilt aber m.E. NICHT für eine App, wie eine deutsche App die du im Shop installiert hast. Oder für einen Versanddienst wie DHL.

Wenn du waren B2B verkaufst musst du halt sicherstellen dass deine B2B Kunden oder Partner über eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) verfügen. Bei einem solchen Business Deal ohne deutsche Umsatzsteuer (innergemeinschaftliche Lieferung) bist du verpflichtet, die USt-IdNr. des Kunden auf der Rechnung anzugeben und auf das Reverse-Charge-Verfahren hinzuweisen. 

Wenn du innerhalb der EU an B2C Privatkunden verkaufst und unterhalb oder oberhalb der Lieferschwelle des jeweiligen Landes bzw. der €10k liegst musst du dich über deine Shopify Steuereinstellungen im jeweiligen Land mit deiner OSS Steuernummer registrieren um die dortige korrekt Umsatzsteuer zu erheben.

Siehe die relevanten Help Docs zum Thema hier:

• Steuern
  • Allgemeine Schritte zur Einrichtung von Steuern
  • Standortbasierte Steuereinstellungen
  • Steuereinstellungen auf der Basis von Registrierungen
  • EU-Steuern
  • Steuern für das Vereinigte Königreich
  • Steuern Shopify POS
  • Steuern auf digitale Produkte
  • Steuerüberschreibungen und Steuerbefreiungen
  • Versandsteuer
  • Steuer-Apps
  • Zollgebühren und Importsteuern

[Dragan1]

@Gabe 

Danke nochmal.

Ich mache Dropshipping und beziehe die Ware von Aliexpress. Verkauft wird nur in Deutschland. Was mich verwirrt, sind die Shopify-Gebühren, die bei jedem Verkauf abgezogen werden, und ob ich diese ohne Steuer nach Beleg-Zuordnung verbuchen soll:

oder nach dem Reverse-Charge-Verfahren müssen sie erfasst werden

Shopify Rechnung: