Hey Markus! @Dermamedix
Danke für die Angaben und hier müssen wir noch ein paar Unklarheiten aufklären. Verzeihung auch wegen der langen E-Mail hier, aber aufgrund der vielen Sachverhalte gibt es einige Dinge die beachtet werden müssen und diese verschiedene Sachverhalte gehe ich unten ein.
Nochmal nachzuhaken was du erreichen möchtest
Du möchtest also deinen kompletten E-MailVerkehr und CRM zu Microsoft 365 migrieren und das haben wir auch im vorherigen Leitfaden besprochen, wo ich die Google Workspace und Microsoft 365 Pakete empfohlen habe.
Geht es bei deinem E-Mail Verkehr primär um die Bestellung Bestätigungs-E-Mail (oder die anderen Bestell-E-Mails), um dem Kontaktformular, und/oder den Newsletter?
Vorab, ein wichtiges Thema: wenn deine Domain und IP auf SORBS und SPAMCOP gelistet werden
An erster Stelle ist zu beachten, dass E-Mail/Domain Hosting Provider ihre Server alle auf erhöhte "Anti-Spam" Sicherheitseinstellungen eingestellt haben aufgrund der wachsenden SPAM LISTS und TRAP HITS.
"Bad Actors" sprich, "böswillige Akteure" die mit Absicht die Domain Hosting Servers der gängigen Provider verwenden, um Spamming E-Mails rauszuschicken, erhöhen somit die Chance, dass ein Domain Hosting Service sehr hoch auf den Spamcop und SORBS Listen erscheint was Geschäftsschädigend sein kann für Shopify, Google Workspace, Microsoft 365, Ionos, 1&1, GoDaddy und Co.
Spamming und Microsoft
Reputationsprobleme bei Microsoft (Hotmail, Outlook usw.) sind in den letzten 2 Jahre während der Pandemie stark gestiegen, da wir auch eine Zunahme von Phishing-Aktivitäten und von Empfängern, die E-Mails als Spam markieren, feststellen konnten. Infolgedessen hat Microsoft anscheinend die Verarbeitung einiger Shopify's E-Mails verlangsamt (was zu Verzögerungen führt) und sich dafür entschieden, einen beträchtlichen Prozentsatz unserer Transaktions-E-Mails in den Spam-Ordnern der Nutzer/innen statt in ihrem Posteingang zu leiten.
Welche Maßnahmen hat Shopify unternommen diesbzgl?
- Zur Haupt-IP Adresse
23.227.38.65 haben neue Sende-IPs hinzugefügt, um die Maillast zu verteilen und die Auswirkungen zu verringern:
23.227.38.3223.227.38.3623.227.38.65 bis 23.227.38.74
- Wir haben 50 % unserer Abbruch-E-Mails von diesen IPs aus verschoben, um die Zahl der Empfänger, die unsere E-Mails als Spam markieren, zu verringern.
- Wir kommunizieren aktiv mit Microsoft, damit sie unsere IP-Reputation zurücksetzen.
- Wir sind von Postfix zu Sendgrid migriert um das ganze für unsere Händler und deren Kunden reibungsloser zu machen.
Wenn du dir deine 149.72.xx.xx IP auf Spamcop anschaust, kannst du prüfen ob es eine Menge Trap-Hits gibt, und wenn ja, musst du ein "Delisting" deiner IPs auf Spamcop, SORBS & Co. beantragen was sehr schwierig ist (und meist abgelehnt wird) nachdem der Schaden angerichtet wurde. Das kann auch ohne deine Absicht oder Bewusstsein passieren, wie z. B. wenn deine Kundenlisten sehr gross sind und manche diener Kunden Emails "Fake" E-Mails sind. Dafür bitte mit deinem Domain Hosting Service reden, und auch regelmäßig deine Kunden-E-Mail Lists zu säubern.
Weitere Tools die zu diesem Thema helfen können:
Deine E-Mails und Use-Case:
- biodermis-shop.com läuft also über den Anbieter PSI-USA, Inc. und über diesen Domain Hosting Service funktionierte der Emailversand über die info@biod.... nicht wie du gesagt hast. Diese Domain ist mit einen A-Record eingerichtet aber nicht mit einem CNAME.
- Dann habt ihr die Domain eures "Firmennamens" Dermamedix.de hergenommen die bei WIX.com gehostet wird und keinen Shopify A-Record oder CNAME verwendet.
- Ihr habt dann den E-Mail Verkehr letzte Woche zu Office 365 umgezogen.
Kannst du etwas näher erläutern was du mit dem folgenden meinst da dies nicht 100% klar ist:
- Und jetzt würde ich eigentlich gerne erreichen, dass ALLE EMAILS die vom Shop verschickt werden und die hinterlegte Email nutzen...nicht von Shopify versendet werden, sondern das letztendlich ALLE MAILS die über die dermamedix.de Domain versendet werden (also inkl. aller von Shopify versendeten Mails) aus meiner "Exchange Online Welt" kommen.
Möchtest du das ganze E-Mailing und CRM von Shopify komplett "entkoppeln" und nur über Exchange 365 austragen? Um den SPF in MS 365 einzupflegen habe ich diesen Artikel von Microsoft.
Kannst du mal den genauen und gesamten Workflow hier beschreiben, sobald eine Bestellung in deinem Checkout aufgegeben wird, wie folgendes Beispiel:
- Kunde gibt eine Bestellung auf und Shopify schickt die obligatorische Bestellbestätigung raus (kann man NICHT abschalten da das gesetzlich festgelegt ist).
- Bestellbestätigung-E-Mail verwendet Domain XXX samt "Reply-to" (Kunde kann auch an diese Domain zurückschreiben falls nötig).
- Andere optionale E-Mails können auch rausgeschickt werden die du im Bereich "Benachrichtigungen" im Admin gestalten kannst.
Dann sagst du auch:
- Das nächste Problem kommt ja wenn wir jetzt in unserer Exchange Umgebung DKIM etc einrichten wollen...weil wir ja aktuell den DKIM Eintrag von Shopify hinterlegt haben.
Es ist nicht genau in deinen Bildern zu erkennen um welchen DKIM Eintrag von Shopify es sich hier handelt. E-Mail-Hosts von Drittanbietern, die Domain Keys Identified Mail (DKIM) verwenden, können nicht als E-Mail-Weiterleitungsadresse verwendet werden. Beispiele hierfür sind GMX und WEB.de. Siehe mehr dazu hier.
Manchmal kann es helfen den SPF-Eintrag für die primäre Domain im Shop einzurichten. Anhand des SPF-Eintrags können E-Mail-Hosts und Spam-Filter Tools erkennen, dass Shopify berechtigt ist, E-Mails in deinem Namen zu versenden.
Der SPF sieht normalerweise wie folgt aus, und sollte in deinen DNS Einstellungen eingepflegt werden, genauso wie der DKIM und DMARC je nachdem ob deine Domain Provider diese Einstellungen anbietet oder nicht. Du müsstest das, wie gesagt, mit deinen Domain Support besprechen:
v=spf1 include:spf.protection.outlook.com include:shops.shopify.com ~all
Dein Domain-Provider sollte dir bei der Einrichtung des SPF-Eintrags helfen können und die E-Mails sollten dann von deinem E-Mail-Hosting-Provider akzeptiert werden.
Ein inkorrekter TXT/SPF Eintrag
Ein TXT Record wäre falsch wenn es beispielsweise mehr beinhaltet als es soll wie dieses Beispiel:
"v=spf1 include:spf.protection.outlook.com include:shops.shopify.com.com include:servers.mcsv.net include:transmail.net include:sender.zohobooks.com include:zcsend.net ~all"
Korrekt wäre:
v=spf1 include:shops.shopify.com. include:spf.protection.outlook.com ~all
Du kannst das mit einem toolbox.googleapps Dig gerne prüfen indem du auf den TXT Checker klickst.
Auch wichtig bei deinem Hosting Provider dass die Shopify SMTP server richtig eingerichtet sind. Diese kann man nicht ändern:
Zur Klarstellung: Whitelisting wird durchgeführt, damit aktive E-Mail-Blockierprogramme den Empfang von Nachrichten zulassen (mehr zu diesem Thema weiter unten). E-Mail-Blockierprogramme, auch Spam-Filter genannt, sollen verhindern, dass die meisten unerwünschten E-Mails (Spam) in den Postfächern der Abonnenten landen.
Wenn dies nicht funktioniert, solltest du dich bei deinem E-Mail-Anbieter erkundigen, ob es weitere Einschränkungen gibt, die unsere automatischen E-Mail-Systeme blockieren.
Bitte beachte auch, dass du Shopify.com generell NICHT in die Whitelist aufnimmst; die Whitelist von shopify.com kann zu Phishing-Versuchen auf der Plattform beitragen.
Ich verstehe auch voll, dass Email blocklists nicht deine bestimmte E-Mail-Adresse, sondern den E-Mail-Server betreffen. Die zwei Tools, mit denen du überprüfen kannst, ob die IP deines E-Mail-Servers auf einer E-Mail-Blockierliste steht, sind, wie oben gezeigt:
- MXToolbox - einfach zu verwenden.
- MultiRBL- schwieriger zu verwenden, aber gründlicher.
Was sind E-Mail-Bounces und warum sind diese wichtig?
Ein E-Mail-Bounce passiert, wenn eine von dir gesendete E-Mail nicht zugestellt werden kann. Es gibt zwei Arten von E-Mail-Bounces:
- Ein soft email bounce ist ein vorübergehendes Problem. Der Posteingang des Empfängers könnte voll sein, deine E-Mail könnte zu groß sein oder das Konto könnte gesperrt sein.
- Ein hard email bounce ist ein dauerhaftes Problem. Die Domain existiert nicht, die E-Mail-Adresse existiert nicht, hat nie existiert oder enthält einen Tippfehler.
Im Gegensatz zu Soft Bounces sind Hard Bounces nicht vorübergehend und lassen sich nicht mit der Zeit beheben. Hard Bounces sind für die Anbieter von Posteingangsdiensten ein deutliches Zeichen dafür, dass du möglicherweise Spam versendest.
Wenn du weiterhin an Hard Bounce-E-Mail-Adressen sendest, wirst du irgendwann auf eine Blockliste gesetzt. Wenn die Zahl der Bounce-E-Mails stark ansteigt, kann das ein Zeichen dafür sein, dass du auf eine Blockliste gesetzt wurdest.
Wenn die Zahl der Bounce-E-Mails stark ansteigt, hast du wahrscheinlich gerade eine E-Mail an eine gekaufte Liste geschickt und musst damit rechnen, dass du bald auf eine Blockliste gesetzt wirst.
E-Mail-Dienstleister (ESPs) wollen genauso sehr (wenn nicht sogar mehr) wie du, dass deine E-Mails in den Posteingängen deiner Kunden landen. Das ist ja auch deren Business dass du mit deren Service zufrieden bist. Wenn du also auf einer E-Mail-Blockliste gelandet bist, wird dein ESP dich darüber informieren und dir helfen, dich so schnell wie möglich von dieser Liste zu streichen.
Du bezahlst ja schliesslich deinen ESP dafür, dass er sich um diese Dinge kümmert.
Wie sammelst du deine Kunden-E-Mail Listen?
Es gibt 3 Wege, auf die Blockliste zu kommen:
- Durch Spam-Traps.
- Durch Purchased/shared lists.
- Schlechte Prozesse beim Sammeln von Kunden E-Mails.
Pristine Spam Traps sind E-Mail-Adressen, die nie in Betrieb waren. Sie sind die "schlimmsten" der drei Typen. Diese E-Mail-Adressen existieren eigentlich gar nicht, also gibt es keinen Grund, ihnen jemals eine E-Mail zu schicken. Sie haben sich auch nie in eine Liste eingetragen, einen Newsletter abonniert oder auf einer Visitenkarte erscheinen lassen. Die einzige Möglichkeit, wie diese E-Mails in deiner E-Mail-Liste landen können, ist, dass du E-Mail-Adressen kaufst, mietest oder auswertest.
Recycelte Spam-Traps sind alte E-Mail-Adressen, die schon lange nicht mehr benutzt wurden. Wenn eine E-Mail-Adresse inaktiv war, versteigert der Anbieter sie an E-Mail-Blocklisten wie Spamhaus oder Spamcop.
Von dort aus werden die recycelten Spam-Traps im Internet verschickt, wo sie auf E-Mail-Listen landen, die du kaufen oder abgreifen kannst.
Wenn du E-Mails an diese Adressen schickst, wissen die Blocklisten davon und setzen deinen Namen auf ihre Liste. Recycelte Spam-Traps sind die häufigsten Spam-Fallen und die Hauptursache für Blocklisting. Diese Spam-Fallen sind ein Zeichen für eine ungepflegte E-Mail-Liste. Hast du deine Listen diesbzgl. schonmal untersucht?
Es ist auch möglich, dass jemand seine alte E-Mail-Adresse benutzt hat, um Zugang zu geschützten Inhalten zu erhalten oder um auf einer Konferenz Markengeschenke zu bekommen. Wenn sich diese E-Mail als recycelte Spam-Falle herausstellt, kannst du dann auf die Blockliste gesetzt werden. Also ein weiterer Grund, warum man seine Mailingliste regelmäßig pflegen sollte.
Hast du jemals eine Kunden E-Mail Liste gekauft? Wwir raten sehr davon ab denn die Gefahr besteht, dass gekaufte Listen dich auf eine Blockliste setzen werden.
E-Mail-blocklister verfügen über Tausende von Spam-Traps und haben Möglichkeiten, sie auf gekaufte Listen zu bringen. Sie stellen Spam-Traps auf Websites auf, die nach E-Mail-Adressen durchsucht werden. Wenn du eine Liste mit E-Mail-Adressen kaufst oder "scrapst", ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass du einige Spam-E-Mails mit dabei hast - und es ist nur eine Frage der Zeit, bevor du als Spammer eingestuft wirst.
Viele ESPs verbieten auch den Versand an E-Mail-Listen, für die keine DOI Zustimmung vorliegt, und sperren dich, wenn du an eine solche Liste sendest. Außerdem verstößt es gegen das Can-Spam Gesetz. Dies ist also ein Sicherheitsmechanismus der aufgrund des CAN-SPAM ACT eingebaut ist. Siehe mehr dazu hier und hier.
Der CAN-SPAM Act in den Vereinigten Staaten und die CASL-Gesetzgebung/Pipeda in Kanada sind Beispiele für diese Gesetze. Die Regeln, Vorschriften und Gesetze in Bezug auf E-Mail-Marketing und Spam, wie beispielsweise unerwünschte E-Mails, die in großen Mengen versendet werden, variieren je nach Standort. Stelle sicher, dass du mit den Gesetzen in deiner Region, deinem Bundesland und deinem Land vertraut bist, bevor du eine E-Mail-Marketingkampagne startest.
Das hält aber 20% der Marken nicht davon ab, solche Listen zu kaufen oder "scrapen". Darüber hinaus verwendeten 10% aller Marken eine gemietete Liste.
Schlechte E-Mail-Sammelprozesse
Wenn du auf einer E-Mail-Blockliste landest, liegt das fast immer an dem Verfahren zum Sammeln von E-Mails. Nur weil du keine Kontakte kaufst, heißt das noch lange nicht, dass du aus dem Schneider bist. Die häufigsten Quellen für E-Mail-Kontakte sind Formulare auf Websites und mobilen Apps. Andere Quellen sind:
- Live-Veranstaltungen
- Webinare
- Social Media Seiten
- eBooks
- Wettbewerbe
Wie sieht dein E-Mail-Verifizierungsprozess aus?
Ein E-Mail-Verifizierungsprozess bestätigt, dass die E-Mail-Adresse, die du von deinen Kontakten gesammelt hast, auch wirklich deren E-Mail-Adresse ist. Wenn dein neuer Kontakt ein Formular auf deiner Website oder bei einer Veranstaltung ausfüllt, gilt dies als einmaliges Einverständnis. Sie haben ihre elektronische Zustimmung gegeben, E-Mails von dir zu erhalten.
Tippfehler, Rechtschreibfehler oder eine Junk-E-Mail-Adresse sind immer noch nicht vom Tisch. Du hast mehrere Möglichkeiten:
- Nimm sie beim Wort, dass die E-Mail-Adresse korrekt ist.
- Oder überprüfe die E-Mail-Adresse.
Die E-Mail-Überprüfung erfolgt in der Regel mit einem Double-Opt-In. Ein Double Opt-in fügt einen zusätzlichen Schritt in Form einer Bestätigungs-E-Mail hinzu.
Wie komme ich von einer E-Mail-Blockliste runter?
Es ist ein weit verbreiteter Irrglaube, dass die Aufnahme in eine Blockliste das Aus bedeutet.
Auf einer Blockliste zu landen ist ernst, aber es ist normalerweise ziemlich einfach, von der Liste gestrichen zu werden. Die Streichung von der Liste kann auf verschiedene Arten erfolgen:
- Dein ESP informiert dich und hilft dir, von der Liste gestrichen zu werden.
- Die meisten Blocklisten sagen dir, was du tun musst, um von der Liste gestrichen zu werden - das nennt man einen "Blocklisten-Entfernungsprozess".
- Einige Blocklisten sind automatisiert, und du wirst entfernt, sobald die Kriterien, die dich auf diese Liste gebracht haben, geändert werden.
- Du musst die Spam-Fallen aus deiner Liste entfernen und aufhören, E-Mails an sie zu senden.
Jede Blockliste hat ihre eigenen Kriterien, um IP-Adressen als Straftäter zu identifizieren und Straftäter von ihren Listen zu entfernen.
Es gibt zwei Arten von Verfahren zur Entfernung von Blocklisten:
Self-Service-Entfernung - gehe auf die Seite der Blockliste und folge den Anweisungen, wie du deine IP entfernen kannst. Vergewissere dich, dass du alle Probleme auf deiner Seite gelöst hast, bevor du weitermachst.
Zeitabhängige Entfernung: Behebe die Probleme auf deiner Seite (Spamfallen, gekaufte Listen, spammige Sprache in E-Mails) und warte, bis die Liste aktualisiert wird. Bei leichten Verstößen geschieht dies in der Regel innerhalb von ein oder zwei Wochen, bei hohem Aufkommen oder mehreren Verstößen dauert es länger.
Wenn du einmal von der Liste gestrichen wurdest, bleibst du auf der Liste. Wenn du wieder auf der Sperrliste landest, dauert es noch länger, bis du wieder entfernt wirst. Blocklisten halten fest, wer in der Vergangenheit straffällig geworden ist.
Wie bleibt man von E-Mail-Blocklisten fern?
Es gibt 3 Dinge, die du tun kannst, damit du nicht auf einer E-Mail-Blockliste landest:
- Deine Engagement bereinigen.
- Überprüfe deine E-Mails auf spammige Sprache oder Inhalte.
- Überprüfe regelmäßig deine Kunden E-Mails auf verdächtige E-Mails.
- Kaufe, miete oder klaue "scrape" NIEMALS E-Mail-Listen.
Ein Engagement Clean-up bedeutet, dass du deine E-Mail Listen Aufmerksamkeit schenkst. Das ist der Schlüssel zu einer guten E-Mail-Listenhygiene. Du siehst, welche Kontakte engagiert sind und welche nicht.
- Zur Bereinigung des Engagements gehört auch, dass du die Richtlinien beendest und Kontakte entfernst, die sich nicht für dich interessieren.
- Zur Bereinigung des Engagements gehört auch eine Re-Engagement-E-Mail-Kampagne. Eine Re-Engagement-E-Mail-Kampagne ist ein letzter Versuch, deinen Kontakt wieder einzubinden, bevor du ihn entfernst.
- Mit einer E-Mail Kampagnen App wie unsere Shopify E-Mail kannst du den Prozess der Engagement-Bereinigung mit Engagement-Tagging-Automatisierungen automatisieren. Unsere App kennzeichnet deine Kontakte nach dem Grad ihres Engagements für deine E-Mails. Du kannst sogar den Re-Engagement-Prozess automatisieren.
Entferne spammige Sprache in deinen E-Mails
Die eigentliche Sprache deiner E-Mails ist wichtig. E-Mail-Clients wie Gmail, Yahoo, Microsoft und andere scannen den Text von E-Mails und treffen eine Entscheidung auf der Grundlage dessen, was sie sehen.
Vermeide also:
- Starke oder Fake Salessprache.
- Extreme Verweise auf "kostenlose" Angebote.
- Eine Menge Werbe-Links.
- Schlüpfrige Geldformulierungen.
Wenn du Shopify E-Mail verwendest, dann scanne regelmäßig jede Kampagne und jede Automatisierungs-E-Mail, die du erstellst, mit einem Spam-Check-Tool. Diese Tools markieren alles, was den Spam-Alarm eines E-Mail-client oder der Spam Polizei auslösen würde, so dass deine E-Mails im Posteingang und nicht im Spam- oder Promotions-Tab landen.
Kaufe, miete oder scrape keine E-Mail-Listen
- Der Kauf, die Miete oder das Scrapen einer E-Mail-Liste ist ein sicherer Weg, um auf eine Blockliste gesetzt zu werden.
- Es ist auch ein guter Weg, um von E-Mail-Marketingplattformen entfernt zu werden, deine Zustellbarkeit zu ruinieren, deinen Ruf als Versender zu zerstören und gegen das Gesetz zu verstoßen.
- Angesichts neuer Datenschutzgesetze wie der GDPR kann der Kauf einer E-Mail-Liste dich in ernste Schwierigkeiten bringen, einschließlich hoher Geldstrafen und sogar Gefängnisstrafen.
Fazit: Wie du E-Mail-Blocklisten vermeidest
- Wenn du auf einer E-Mail-Blockliste gelandet bist, ist das nicht das Ende der Welt. Wenn du eine gute E-Mail-Listen-Hygiene praktizierst, wirst du im Handumdrehen wieder von der Liste gestrichen.
- Wichtig ist, dass du dich an die besten Praktiken für das Sammeln, Überprüfen, Versenden und Bereinigen von E-Mails hältst.
- Wenn du gute Richtlinien einführst, E-Mails an diejenigen schickst, die sie haben wollen, und darauf achtest, dass sie auch ankommen, sollten E-Mail-Blocklisten kein Problem sein.
Gabe | Social Care @ Shopify
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