Falsche Rechnungserstellung bei Bonusprogramm

[Ziva2013]

Hallo zusammen, nutzt hier jemand Rise.ai als Bonusprogramm?

Ich habe folgendes Problem: Wenn ein Kunde einen Account erstellt, erhält er einen Gutscheincode über 5,00 Euro. Der Rechnungsbetrag verringert sich also um 5,00 Euro, die der Kunde ja auch weniger zahlt. Die Rechnung (ich habe jetzt 2 Apps getestet) wird aber immer über den gesamten Betrag ausgestellt. Leider kann Rise.ai da nicht wirklich helfen, kennt hier jemand das Problem?

Ich kopiere hier mal die Argumentation von Rise und meine Ansicht hinein:

Because you're using store credit rewards, please note that both store credit and gift cards are considered liabilities in the Shopify Finance summary and will be accounted as revenue once redeemed.

Because store credit rewards are actually Gift cards as well, they will be counted as revenue once redeemed (just like Gift Cards). If you'd like to deduct this "revenue" from your revenue report, just deduct the redeemed Store Credit value from the net sales.

Please note that this report is contains all the credit information from the time you installed Rise. If you would like to see monthly data, you will need to export this report on a monthly basis and calculate the differences from the previous report.

In meinen Augen ist das nicht richtig, weil hier real überhaupt kein Geld fließt, daher habe ich geantwortet: The store credits cannot be gift cards. Someone pays a real amount for a gift card, this amount appears in my balance sheet as a credit. Here the total amount is only reduced by a coupon code. The invoice must look like the one in the attachment, then it would be correct. I created them manually to make it clear what I mean. (Ich habe eine Beispielrechnung geschickt, die ich manuell geändert habe mit einem - 5,00 Euro Rabatt)

Hier fließt kein Geld, hier wird nur durch einen Coupon Code der Rechnungsbetrag verringett. So sollte es auch auf der Rechnung erscheinen. Ich habe nun Simple invoice und invoice falcon getestet und beide Supports bestätigen mir, dass die Daten aus dem Shop dann "sozusagen falsch übermittelt werden", sorry ich bin da nicht so firm drin.

Ich kann mit den Rechnungen nichts anfangen, weil sie definitiv falsch sind, die 5,00 Euro Mehrbetrag sind nie vorher geflossen. Nun fange ich schon wieder an, die Rechnungen manuell zu ändern, was aber nicht im Sinne des Erfinders ist.

Kann hier jemand helfen?

Vielen Dank im voraus und viele Grüße 🙂

[Gabe]

Hey @Ziva2013 

Danke für die ausführlichen Angaben! Das folgende ist m. E. der Sachverhalt, ich könnte aber komplett falsch liegen und ggf. müssen wir das mit einem Steuer/Finanzberater besprechen oder mit einem der rise.ai Experten.

• Ich kann mit den Rechnungen nichts anfangen, weil sie definitiv falsch sind, die 5,00 Euro Mehrbetrag sind nie vorher geflossen. Nun fange ich schon wieder an, die Rechnungen manuell zu ändern, was aber nicht im Sinne des Erfinders ist.

Hier handelt es sich um einen Eingriff in den Code deiner Rechnungsvorlagen um eine programmierte Automatisierung in die Vorlage einzupflegen die den richtigen Betrag ausweist, so dass du das nicht immer händisch machen musst, sehe ich das richtig?

Gerne kann ich Experten empfehlen die dir deine Rechnungen programmieren können mit einer Bedingungslogik, dass den richtigen Betrag anzeigt so wie du es erwartest. Hierfür braucht man einen Zugang zu deinem Shop und Rechnungs-Apps den ich leider nicht habe wie du wahrscheinlich verstehen kannst.

Erstens: die Gift Cards und der Sachverhalt wie das System sie in den Berichten berechnet

So wie ich das verstehe arbeitet Rise.ai mit dem Shopify System und somit wird der Verkauf einer Gift Card vom System als "Liability/Debit" angesehen und nicht als "Asset/Credit" in der Buchhaltung. Auf welchen Plan bist du? Somit wenn du einen verkaufst wird dieser NICHT zum Sales Report als Einnahme hinzugefügt sondern zum Finance Report.

Du kannst einen Geschenkgutschein ausstellen, ohne dass ein Kunde ihn kauft. Allerdings schaffen alle Geschenkgutscheine eine Verbindlichkeit, um zukünftige Verkäufe zu ermöglichen. Abhängig von den Gesetzen deiner Region bezüglich Geschenkgutscheine kannst du möglicherweise kein Ablaufdatum hinzufügen oder die Art und Weise begrenzen, in der der Geschenkgutschein verwendet wird. Der Geschenkgutschein wird dann in deinem Finanzbericht für Passivposten aufgeführt.

Siehe mehr dazu hier in unserem Help Doc und hier auch ein paar Apps und Links die dir helfen können:

• Quickbooks App: How to Record your Shopify Store Gift Card Sales & Redemptions in QuickBooks Online
• Gift Card Sales not included in reports
• Metorik Gift Cards Integration

Viele Unternehmen behandeln den Verkauf einer Geschenkkarte als Kredit an das Unternehmen, weil sie das Geld in Form von Waren zurückgeben müssen, wenn jemand die Geschenkkarte später einlöst. Wenn du den Verkauf der Geschenkkarte und den späteren Verkauf der Waren als Einnahmen verbuchst, verbuchst du die Einnahmen zweimal, was nicht korrekt ist.

Wichtiger Hinweis: Die Geschenkkartenberichte sehen sich nicht den aktuellen Saldo der Karte an, sondern reagieren auf Ereignisse wie die Ausgabe, den Verkauf, die Rückerstattung, die Verwendung in einer Transaktion, die Löschung usw. der Geschenkkarte. - und passen das Guthaben auf dieser Grundlage an.

Aufgrund ihrer finanziellen Belastung (financial liability) werden Geschenkgutscheine nicht im Umsatzbericht erfasst, da sie in Bezug auf den Umsatz irreführend sein würden. Stattdessen werden sie in einem eigenen Bericht erfasst, den du hier findest (unter Berichte > Finanzen > Finanzübersicht > Geschenkkartenumsatz). Viele Unternehmen behandeln den Verkauf eines Geschenkgutscheins als Kredit an das eigene Unternehmen, weil sie das Geld in Form von Waren zurückgeben müssen, wenn jemand den Geschenkgutschein später einlöst. Wenn man den Verkauf des Geschenkgutscheins und den späteren Verkauf der Waren als Einnahmen zählt, verbucht man ja die Einnahmen schließlich zweimal, was nicht korrekt ist.

Es ist also wichtig, dass du als Händler entscheidest, wann du den Verkauf eines Geschenkgutscheins als Umsatz verbuchen möchtest, und sicherstellst, dass du die Umsätze aus dem Verkauf von Geschenkkarten entsprechend addierst oder abziehst.

Die Berichte der Geschenkgutscheine beziehen sich nicht auf den aktuellen Saldo des Gutscheins, sondern reagieren auf Events wie die Ausstellung, den Verkauf, die Rückerstattung, die Verwendung in einer Transaktion, die Löschung usw. der Geschenkgutscheine -> und passen den Saldo auf dieser Grundlage an.

Beispiel:

• Geschenkgutschein für €50 verkauft. Berichtsaldo = €50.
• Geschenkgutschein für eine Zahlung von €20 verwendet. Berichtssaldo = €50 - €20 = €30. (und der Saldo des Geschenkgutscheins ebenfalls = €30)
• Geschenkgutschein wird per API um €100 aufgeladen. Berichtsguthaben immer noch = €30, aber das Guthaben des Geschenkgutscheins beträgt jetzt €130.
• Geschenkgutschein wird erneut für eine Zahlung von €10 verwendet. Gemeldeter Saldo = €30 - €10 = €20, tatsächlicher Saldo des Geschenkgutscheins = €130 - €10 = €120.

Der Betrag der Bestellung, der mit einem Geschenkgutschein bezahlt wurde, ist auch über die folgende .json-Datei verfügbar:

•  /admin/orders/:id/transactions.json

Shopify-Geschenkkarten können unter dem Vorwand, für ein bestimmtes Produkt zu sein, für individuelle Beträge verkauft werden, aber sie können auch für alles im Shop eingelöst werden, da sie ja schließlich eine Art Zahlungsmethode oder Währung sind (legal tender). Shopify-Geschenkkarten sind als Mehrzweck-Gutscheine (im Ggs. zu Einweg Gutscheine) und müssen daher zum Zeitpunkt ihrer Ausgabe nicht mit der Mehrwertsteuer belastet werden. Jeder Händler, der Geschenkkarten online verkauft, ist nicht in der Lage, den Steuersatz zu bestimmen, der zum Zeitpunkt des Kaufs der Geschenkkarte berechnet werden sollte, weil:

• Die Karte für den Kauf einer beliebigen Ware/Dienstleistung verwendet werden kann.
• Die endgültige Lieferadresse von der ursprünglichen Rechnungsadresse abweichen kann.

Shopify-Geschenkkarten sind also nicht dafür gedacht, für ein bestimmtes Produkt/eine bestimmte Dienstleistung eingelöst zu werden. Selbst wenn ein Händler also nur Einzelhandel betreibt, gibt es keine Möglichkeit zu erkennen, dass eine bestimmte Geschenkkarte für ein bestimmtes Produkt/eine bestimmte Dienstleistung gilt. Da die Shopify Geschenkgutscheine Mehrweg sind und somit eine Art "Währung" (legal tender) sind, werden sie also nicht zum Sales Report hinzugefügt aber stattdessen, wie gesagt, zum Payments Report in der Finanzenanalytik (wo auch jegliche Rabatte der Gutscheine angezeigt werden):

Ein Workaround wäre alternativ Rabattcodes zu erstellen. Auf diese Weise kannst du den Betrag, die Nutzungsbeschränkungen und den Ablauf der Aktion festlegen und hast mehr Kontrolle über den Umsatz Report. Apps haben wir auch mit denen man mehr machen kann wie Better Reports, die die Erstellung von angepassten Berichte und Business Intelligence (BI) ermöglicht.

[Ziva2013 · Accepted solution]

Guten Morgen @Gabe 

das Problem ist gelöst und gerne möchte ich hier vielleicht auch für andere Rise Nutzer erklären, was die Lösung ist.

Der Support ist wirklich sehr gut, aber irgendwie hat dann erst die 3. Chat Partnerin verstanden, was ich meine und konnte mir erklären, was "schief" läuft!

No, the customer is using store credit, and it isn't reducing the price. You can issue limited store credit as a reward instead of regular store credit. Limited store credit is set up like a coupon code, that reduce the price.

Ich hatte also den regulären Store credit als "Belohnung" gewählt, der wie eine Zahlungsmethode anzusehen ist. Daher werden bei dieser Wahl auch die 5,00 Euro bei einer Retoure erstattet. Das hatte mich bereits gewundert, weil ja doch irgendwie "kein" Geld fließt.

Aber egal: Ich habe nun die richtige Einstellung ausführlich erklärt bekommen, nun werden von der Rechnung durch den Rabattcode 5,00 Euro abgezogen und meine Buchhaltung stimmt wieder.

Ein Glück hatte ich das Programm nur knapp einen Monat online, so dass ich die "alten" Rechnungen jetzt manuell für meine Buchhaltung ändere und zukünftig habe ich wieder Freude an Rise 🙂

Euch einen schönen Tag 🙂

[Gabe]

@Ziva2013 

Danke für den Update und das ist Musik in meinen Ohren wenn so etwas wieder klappt!

                                                                                                         

Um andere hier in der Community zu helfen, die auch Rise verwenden, wäre es sehr hilfreich wenn du etwas wie das folgende hier teilen könntest:

• "Ich hatte also den regulären Store credit als "Belohnung" gewählt, der wie eine Zahlungsmethode anzusehen ist" -> Eine kurze Erklärung was in der Rise Plattform mit "Store Credit" gemeint ist und und wo diese Einstellung zu finden sei (mit einem Screenshot der Einstellungen wäre spitze!)

Somit hilfst du auch andere direkt das Problem mit dem Store Credit in Rise und den falschen Rechnungen zu vermeiden.

VG,