Monatsabschluss Buchhaltung

[hudgi1906]

Hallo
Für meinen Monatsabschluss brauche ich einen Export für meine Buchhaltung.
Gewünscht wäre, dass alle einzelne Bestellungen aufgeslitet sind mit jeweils Bruttoumsatz, Versandkosten, Nettoumsatz und am schluss jeweils ein Total von all diesen Bestellungen.
Das allerbeste wäre, wenn Transaktionskosten auch drauf sind von den Zahlungsabwicklungssysteme, aber das denke ich wird nicht möglich sein? Ich nutze Shopify Payments, Paypal und Twint (Schweizer Zahlungsanbieter). Hat Shopify diese Informationen?

[Ben310]

Alles hier erklärt: https://youtu.be/LpwrnvK7wwk?si=VU9e1DZWCLU-cGfq 

[BuchhaltungJ]

Hallo Hudgi,

das kannst du komplett mit Shopify eigenen Mitteln erledigen bis zu einem gewissen Grad.

Für Shopify Payments:

Einstellungen -> Zahlungen -> Auszahlungen

Hier kannst du dir die Auszahlungen auf dein Bankkonto als CSV herunterladen (Achtung der . wird genutzt zum Dezimaltrennen + muss auseinandergezogen werden)

Oben rechts hast du dann Bestelltransaktionen anzeigen.
Dort erhälst du alle Transaktionen von Shopify Payments die abgewickelt wurden.

Auch dies kannst du als CSV herunterladen mit dem Selben Hinweis.

Damit hast du die Zahlungen von Shopify Payments

Was hier fehlt an deinen Anforderungen sind die Versandkosten die werden im Bruttoumsatz inkludiert.

Um dies zu erhalten müsstest du die Bestellungen exportieren.

PayPal kann man sich ebenso eine CSV Liste ziehen sieht aber nur den Gesamtpreis und Gebühren.

Twint wird soetwas ebenso haben.

Für welches Land brauchst du das und mit welchem Programm arbeit ihr in der Buchhaltung?
Fast alle Buchhaltungsprogramme können mittlerweile PayPal anbinden den Rest empfehle ich als CSV zu exportieren aufzuarbeiten und dann einzulesen.

Wenn du dazu fragen hast schreib mir gerne eine PN.

Grüße

J
Buchhaltungsbüro Jentzsch

[Ben310]

Sehr umständlicher und fragmentierter Prozess wenn du mich fragst, sprich, viel zu viele manuelle Schritte der wiederholte CSV-Exporte aus verschiedenen Quellen erfordert, um alle relevanten Informationen für die Buchhaltung zusammenzuführen. Stell dir vor, ein Shopinhaber muss das die ganze zeit machen zzgl. allen anderen Aufgaben, die man als online Händler hat... Diese zwei Apps machen es mir viel viel einfacher.

Transaktionsdaten von Shopify Payments, PayPal und Twint alle separat herunterladen, drei verschiedene Dateien aus verschiedenen Systemen importieren und manuell konsolidieren - sehr zeitaufwändig der die Wahrscheinlichkeit von Fehlern erhöht, insbesondere wenn manuell Daten in die Buchhaltung übertragt werden.

Es fehlen ja Shopify Payments kritische Transaktionsdaten wie Versandkosten die man aus den Bestellungen separat exportieren muss, was zusätzliche Arbeit erfordert. Für die Konsolidierung dieser Daten muss man ja verschiedene CSV-Dateien öffnen und kombinieren, um die DATEV zu erhalten.

FAZIT: eine nahtlose Integration aller Transaktionskosten, einschließlich der Gebühren für Zahlungsabwickler wie Shopify Payments, PayPal und Twint, die in separaten Berichten enthalten sind, ist damit nicht möglich, was bedeutet, dass man die Transaktionskosten manuell hinzufügen muss, was außerdem eine Quelle erhöhter Fehleranfälligkeit darstellt.

Die App integriert sich direkt mit Shopify und anderen Zahlungsanbietern wie PayPal und Twint und exportiert alle notwendigen Daten in einem einheitlichen Format, das direkt in DATEV importiert werden kann. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, separate CSV-Dateien manuell zu konsolidieren und zu bearbeiten und spart dabei enorm viel Zeit und reduziert die Fehleranfälligkeit. Buchhaltungsexport Pro erlaubt eine vollständige Aufschlüsselung aller Bestellungen inklusive Bruttoumsatz, Versandkosten, Nettoumsatz und Transaktionskosten, was für mich zumindest sehr wünschenswert ist.

[Nordalux]

Hallo @Ben310 ,

hier muss ich tatsächlich @BuchhaltungJ unterstützen. Es gibt für zahllose Interaktionen Apps und Schnittstellen, dennoch bedarf es hier nicht immer eine kostenpflichtige Empfehlung von Apps. Zudem ziehen Apps den Speed runter. Selbst vermeintlich nur im Hintergrund agierende Apps greifen auf dem Store zu, die ab einer gewissen Anzahl spürbar sind (Spitzenreiter einer meiner verwalteten Kundenshops: 142 Apps, ca. 60% nur Backendzugriff, Speedverlust gegeben).

Nun hat der Threadersteller 2 Wege, die er einschlagen kann. Shopify selbst kann hier mächtig nachlegen und den Prozess vereinfachen. Eine Seite mit verschiedenen Filter und Schaltflächen. Wäre einfacher, doch so einfach ist es wahrscheinlich nicht. Zudem alles, was nicht über SP Payment geht, anders gefiltert und angezeigt wird. Da hat SP keinen direkten Nachvollzug, sondern wird nur über die z.B. PP-API mitgeteilt, ob Zahlung erfolgreich oder nicht. 🙂

Je tiefer wir technisch gehen, umso komplizierter wird das Shopifyuniversum. Bedienung ist ganz klar noch Top, sobald wir tief in administrative oder auch individuelle Prozesse reingehen, ist sehr viel Luft nach oben (Buchhaltung, Gesetzeskonformität, Versand als Stichpunkte).

Um auf eine App zurückzukommen: Um die Belastung minimal zu halten, könnte ein Flow via API gestaltet werden, welche nur 1x am Tag / wöchentlich / monatlich läuft und alle relevanten abzugreifen. Wie es bei Pathway ist, wissen nur die Entwickler. 🙂

[Ben310]

• Zudem ziehen Apps den Speed runter...

Hmm, kannst du mir erklären wie eine Backend App wie Pathway die Frontend Speeds runterzieht (wie z. B. mit Pop-ups, Widgets oder Produktfilter...)? Die App ist gar nicht im Frontend aktiv, sprich , greift auf keiner art und weise auf das Storefront API zu.

Shopify ist halt ein globales SaaS, das auf globale Usability ausgelegt ist, und nur begrenzt auf spezifischen Anforderungen einzelner Länder oder Branchen. Dass Shopify den Prozess durch eine verbesserte GUI und Filteroptionen vereinfachen könnte, ist wünschenswert, aber eine enorme technische Herausforderung und nicht ganz realistisch in der nicht all zu fernen Zukunft tbh.

Selbst mit besseren Filtern muss man immer noch manuell Daten exportieren, verschiedene Transaktionen aus unterschiedlichen Zahlungsanbietern zusammenführen und diese dann in die Buchhaltung importieren was umständlich und fehleranfällig ist... Eine API-basierte Lösung, die nur in bestimmten Intervallen läuft (täglich, wöchentlich, monatlich), ist eine interessante Option, stellt aber, wie gesagt, keinen wesentlichen Vorteil gegenüber einer App wie Pathway dar, die diese Aufgaben ohnehin ressourcenschonend übernimmt, würde ich mal sagen. Das sind aber nur meine 2-Cent dazu...

[Nordalux]

Jeder Shop läuft, soweit ich das extrahiert hatte, in seiner eigenen Sandbox. Hier werden die Ressourcen gut verteilt bei verschiedenen Anbietern. Jeder API-Call zieht natürlich etwas am Speed der Ressourcen, welche dem Shop zugeordnet sind. Ist da nur z.B. Lexoffice und Billbee verknüpft, ggf. noch DSers oder ein anderer DS-Anbieter, ist das kaum erwähnenswert bis hin zu gar nichts. Sobald jedoch regelmäßig hunderte Calls die Minute reinkommen, reden wir über eine andere Ressourcenverwendung als nur einzelne Abrufe. Shopify ist zwar bemüht dies strikt zu trennen, manchmal klappt es leider nicht. Siehe BF/CM, wo letztes Jahr (oder war es vor 2 Jahren?) beeclever viele Shops lahmgelegt hat. Das nicht wegen dem Frontend, sondern Backendcalls. Deren Server kamen nicht mit, aber der Speed, als deren Server skaliert waren, wurde auch etwas in Mitleidenschaft gezogen (API Call Shopify -> Server Beeclever -> API zurück).

Kommen hier Sachen zustande, dass viele Apps Calls machen, die hätten in einem Cron laufen können, zieht es den Speed nach unten. Viele Entwickler wissen heutzutage nicht mehr, was Crons sind und wie diese eingesetzt werden sollten. UX/UI - Programmierung ist da noch schlimmer. Datenminimierung kommt wieder in Mode und wird derzeit als der letzte Schrei angesehen. Stelle dich mitten in den Schwarzwald und öffne bei 3G eine Webseite, da bist du froh über jedes KB, was weniger übertragen wird. 🙂

[BuchhaltungJ]

Hallo Ben310,

wir machen das jeden Monat für alle unsere Online-Kunden und der Prozess ist, wenn man es 2-3 mal gemacht hat, keine 10 Minuten im Monat um die Daten auszulesen, aufzubereiten und für Shopify Payments einzulesen.

Wer diesen Prozess verinnerlicht hat, wird auch keinen Fehler machen und wenn doch, merkt man es beim Einlesen, weil es dann Fehlermeldungen gibt.

Die Gebühren sind in dieser CSV von Shopify Payments enthalten, nur die Versandkosten können dort nicht eingelesen werden (wo sich mir im Moment auch nicht ganz der Sinn erschließt, die kann man ja, wenn es unbedingt sein muss, aus den Bestellungen auslesen).

Die meisten Tools (auch das von Dir verlinkte) sind zwar angenehm in der Handhabung, dafür aber teilweise schnell sehr teuer und wie mehrere Kunden die es mal genutzt haben meinten anfällig und unzuverlässig (was da dran ist lasse ich mal dahingestellt da ich es nie aktiv genutzt habe).

Wer auf ein Tool zugreifen möchte sollte schauen wie viele Aufträge man hat und hier ganz klar die verschiedenen Lösungen anschauen und vergleichen.

PayJoe, digitastic, Paythway und wie sie alle heißen haben nämlich oft massive Unterschiede im Umfang was sie anbieten.

Paypal kann man in 99% aller Softwarelösungen integrieren und die Daten werden direkt in die Buchhaltung übernommen.

Man braucht kein externes Programm + der Automatismus lernt, was wohin gehört, was bei manchen Programmen leider nicht der Fall ist.

Zu Twint kann ich nichts sagen, da wir keinen Onlinehändler haben, der es nutzt.

Aber auch hier würde ich auf einen Export auf CSV Ebene zurückgreifen wenn ich die Möglichkeit hätte.

Es wird immer die Frage sein ob programmieren oder auslesen.

Nachdem ich jetzt 3 Jahre Onlinehändler aktiv betreue, greife ich lieber zum Auslesen als zu einem Programm, da es den Kunden finanziell und auch zeitlich entlastet und die Prozesse vereinfacht weil nicht hunderte Programme genutzt werden sondern nur ein vorgehen existiert.