Personenbezogene Daten bei Bestellungen ohne Kundenkonto automatisch nach Ablauf von Frist löschen

[jelhan]

Guten Tag,

wir prüfen derzeit die Migration unseres bestehenden Online-Shops zu Shopify. Ein Thema für das wir bisher keine Lösung gefunden haben, ist die automatische Löschung personenbezogener Daten für Gastbestellungen nach Ablauf einer Frist.

Mit Gastbestellungen sind Bestellungen gemeint, die von einem Kunden ohne Registrierung vorgenommen werden. Shopify ermöglicht verschiedene Einstellungen für Kundenkonten. Sind diese deaktiviert oder optional können Kunden ohne Registrierung Bestellungen auslösen.

Bei einer Bestellung ohne Registrierung entfallen die Gründe zur Speicherung der personenbezogenen Daten nach einiger Zeit. Mit Ausnahme jener Daten, die steuerrechtlichen Archivierungsfristen unterliegen, dürfte das wohl spätestens nach Ablauf der Gewährleistung nach zwei Jahren der Fall sein.

Um den Anforderungen der DSGVO zu entsprechen, möchten wir daher bei solchen Bestellungen personenbezogene Daten nach Ablauf der Frist automatisch löschen.

Shopify unterstützt das manuelle Löschen aller personenbezogenen Daten zu einer Bestellung. Bei einer entsprechenden Aufforderung eines Kunden können dessen Daten über den Shopify-Adminbereich gelöscht werden. Die entsprechende Anleitung habe ich im Handbuch gefunden.

Leider habe ich keinerlei Informationen gefunden, wie dies automatisiert passieren kann:

1. Es scheint keine API-Schnittstelle für diese Funktion zu geben. Zumindest habe ich keine in der Dokumentation gefunden.

2. Ich habe auch keine fertige Funktion gefunden, um die Lösung automatisiert z.B. zwei Jahre nach der Bestellung anzustoßen.

Habe ich etwas übersehen? Oder unterstützt Shopify eine solche Option nicht? Ist dies nur durch manuelle Prüfung und Löschung umsetzbar?

Wie kommen andere Online-Shops der Anforderung nach Daten zu löschen, wenn die Gründe für deren Erhebung nicht mehr gegeben sind?

Mit freundlichen Grüßen
Jeldrik Hanschke

[Gabe · Accepted solution]

Hey Jeldrik! @jelhan 

Wow, eine super wichtige Frage, danke dafür! Hier möchte ich mich jetzt auf Lösungssuche begeben.

Du möchtest also persönliche Kundendaten automatisch löschen, z.B. wenn ein Kunde 2 Jahre lang inaktiv war. Es stimmt in der Tat, dass nach EU-Recht man die Kunden darüber informieren soll, wie lange man die persönlichen Kundendaten speichert und dann nach z.B. 2 Jahren der Inaktivität wieder löscht, wenn das Konto für diesen Zeitraum inaktiv war.

• Das TLDR (too long; didn't read) zu diesem Sachverhalt: derzeit ist eine automatische Löschung eine Limitation der Plattform. Aber schauen wir dennoch weiter.

Ich will dir keine Angst einjagen aber kürzlich hat eine dänische Firma eine satte Geldstrafe bekommen, weil sie die persönlichen Kundendaten nicht gelöscht hat. Ich verstehe voll, dass diese Art von Feature (automatisches Löschen von Daten inaktiver Kunden) super praktisch wäre. Unsere Entwickler sind aber immer daran interessiert, an Updates und neuen Features zu arbeiten, um die User-Erfahrung der Händler bei der Benutzung von Shopify immer weiter zu verbessern.

Tipp: Derzeit mußt du aber die betroffenen Kunden manuell entfernen und dies ist vielleicht eine Opportunity einen besseren Überblick über diejenigen Kunden zu bekommen, welche Kunden inaktiv geworden sind. Warum diesen Kunden nicht eine persönliche E-Mail, sprich keinen NEWSLETTER, schreiben? Das ist ja erlaubt wenn es nicht explizit einen Werbungszweck hat, wie z. B.

• Hi [Kundenname]! Jeldrik hier, der Shopbesitzer von XXXX. Du hast einmal bei uns eingekauft und ich sehe du bist seitdem nicht mehr zurückgekommen. Falls du uns nochmal besuchen möchtest, hier ist ein Rabattcode von 20% für dich, dass du in unserem Shop jederzeit einlösen kannst. Wenn du weitere Fragen dazu hast, einfach auf diese E-Mail antworten und ich werde schauen was ich tun kann...usw. usw...

Ist ein riesen Arbeitsaufwand, kann ich voll verstehen, aber ich kann garantieren, dass dies auch eine Business Opportunity sein kann. Du kannst z. B. den Kunden-Bulk-Editor verwenden, um die Kunden massenweise zu löschen, indem du die Kunden nach letzter Bestellung filterst oder nach Datum als Kunde hinzugefügt aber optimal ist das auch nicht:

Ich werde dieses Anliegen an unser Entwicklungsteam weiterleiten, damit es ggf. in ein zukünftiges Release eingeschleust werden kann. Ich habe zwar keinen genauen Zeitrahmen, aber mit genügend Feature-Anfragen von unseren geschätzten Händlern wird es hoffentlich sehr bald möglich.

VG,

[jelhan]

Hallo Gabe,

vielen Dank für die zügige und hilfreiche Antwort.

Wir werden dann wohl bis auf weiteres auf eine manuelle Löschung der Kundendaten in einem regelmäßigen Intervall setzen. Vielen Dank für die Weiterleitung des Wunsches ans Entwicklerteam. Wir würden uns sehr freuen, wenn wir auf diese zeitaufwendige, manuelle Arbeit verzichten können.

Bisher haben wir leider keine Möglichkeit gefunden bei mehreren Kunden auf einen Schlag die personenbezogenen Daten zu löschen. Es wirkt so als müssten wir für jeden Kunden einzeln in die Bearbeitungsmaske wechseln und dort den Button "Persönliche Daten löschen" klicken. Bei einer größeren Anzahl von Kunden sind das ganz schön viele Klicks. Die Mehrfachbearbeitung von Kunden scheint zwar die Löschung von Kunden nicht jedoch das Löschen der persönlichen Daten zu ermöglichen.

Haben wir etwas übersehen oder lässt sich das Löschen der personenbezogenen Daten tatsächlich nur für einen Kunden nach dem anderen durchführen?

Viele Grüße
Jeldrik Hanschke

[Gabe]

@jelhan 

In Shopify ist es auch so, dass du die ausgewählten Kundenstämme im Bulk Editor ganz löschen kannst, was ungefähr das gleiche ist. Der Vorteil hier ist, dass du auf diesem Weg das mit einem Schlag machen kannst. Man kann natürlich vorher einen csv Export machen um einen Daten-Backup zu machen.

VG,