Steuerberater Tools

[SKINAMOURCHRIS]

Hallo liebe Community, 

Wir haben ein immenses Problem mit unserer Buchhaltung und den Rechnungen der Steuerberater muss jeder Zahlung eine Rechnung zu ordnen und das zieht extreme viel Zeit gibt es da nicht ein Tool was auch Datev unterstütz um eine Bestätigung zu bekommen das die Rechnung bezahlt wurde momentan benutzen wie Sevdesk.

MfG

[Gabe]

Hey @SKINAMOURCHRIS 

Das Thema Steuerberatung und Rechnungen mit Zuordnung der Zahlungen ist eins der ältesten hier in der Community und wird schon Jahre hier diskutiert da viele nicht wissen, wie man es machen kann bzw. wie man alle DATEV Daten aus Shopify extrahieren kann und auf einem USB Stick oder ueber einen Login deines Steuerberaters direkts direkt an den Ssteuerberater kommen lassen kann. Um welche Zahlungsmethoden geht es denn bei euch primär?

Derzeit benötigt man also für die saubere Buchhaltung und die Daten an den Steuerberater noch eine zusätzliche App. Viele Steuerberater meinen, dass man mit einer App wie Sevdesk oder Lexoffice alleine für eine GmbH keine vernünftige Buchhaltung und Jahresabschluss machen kann. DATEV ist hier immer die erste Wahl und gute Lösungen sind Pathway, Account One, und Buchhaltungsbutler die alle beispielsweise eine Stripe Schnittstelle haben. Können diese Apps aber SevDesk und Lexoffice komplett ersetzen für die Eingangsseite der Buchhaltung, und wenn es zu den Kundenrechnungen kommt? 

Somit scheint es derzeit, dass Shopify mit nur einer der obigen Apps nicht auskommt. Beispiel: die automatische Zuordnung schlägt oft fehl, weil der Betrag einer Rechnung nicht mit der Abbuchung oder den Paypal Gebühren übereinstimmt. Hier ist auch die Rechnungsnummer von PayPal nicht mit dabei. Aus diesem Grund klappt die automatische Zuordnung nicht, auch weil die Transaktionsnummer nicht übernommen wird.

Die grundlegende Thematik ist also, dass die automatische Zuordnung nur dann klappt, wenn die Rechnungsnummer in der Buchung auftaucht und der Betrag übereinstimmt. Beides ist beispielsweise bei Paypal nicht gegeben. Weil die Paypal Gebühr abgezogen wird, unterscheidet sich der Endbetrag und in der Buchung steht dann die Transaktion anstelle der Rechnungsnummer. Wichtig ist immer die Transaktionsnummer von Paypal, damit eine Zuordnung automatisiert werden kann. Die Paypal Gebühren muss man mit dem monatlichen Report (in der Shopify Finanzübersicht) manuell buchen. Bei anderen Zahlungsarten wie Visa usw. braucht man einen automatischen Abgleich mit dem Bankkonto. Das Bankkonto funktioniert aber bedingt darauf, mit welcher Bank man ist und die meisten Banken stellen die Schnittstelle nicht zur Verfügung aus Sicherheitsgründen. Mit einem VR Bankkonto geht es beispielsweise nur offline.

Hier ist aber ein Beispiel eines Exports aus Pathway mit den Shopify Payouts und als Test die Bestellung DE829073 und zugehörige Kosten für Shopify Payments. Die Buchhaltung / Steuerberatung muss die Datei von Pathway nur noch in DATEV einspielen und fertig:

Viele Händler verkaufen ihre Produkte sowohl über den eigenen Online-Shop (Shopify) als auch über Marktplätze wie Amazon/eBay und hier kommt die Zusammenarbeit mit dem/der Steuerberater:in an die Grenzen vor allem wenn sie oder er etwas „altmodisch“ in der Arbeitsweise ist. So muss man oft jeden Monat etliche Auszahlungsberichte aus den verschiedenen Kanälen zur Verfügung stellen und diese dann manuell bearbeiten. 

Das ist sehr zeitaufwendig, aber zur Rechnungserstellung verwenden viele, wie gesagt, Apps wie Lexoffice, Sevdesk, oder Billbee. Konkret geht es den Steuerberatern darum, die jeweiligen gebündelten Transaktionen von Shopify Payments/Stripe oder Klarna eindeutig gestellten Rechnungen zuweisen zu können. Die Auszahlungsberichte erweitert man dann beispielsweise immer mit der Rechnungsnummern aus Billbee. Buchhalterisch braucht man dann für jede Zahlung einen Beleg und mit der CSV-Datei aus Billbee kann man mit Makros die Auszahlungen z. B. von Paypal den Rechnungen zuweisen.

Mit dem Makro wird nach Zahlungen usw. gesucht und in Billbee hat man den Primary Key, sprich, die Zahlungs-ID oder die Checkout-ID (von Paypal usw.), die ja eindeutig sind. Das muss man dann aufeinander abstimmen und der Buchhalter dann nach Diskrepanzen untersuchen. Falls man mit Excel nicht weiterkommt, ist bei  einer App wie Pathway das ganze Standard und wird automatisiert. 

Die Order ID cohärent in Shopify bei den Zahlungsanbietern rauszubekommen ist kniffelig denn das Problem ist, dass bei den meisten Zahlungsanbietern (wie beispielsweise Klarna) via Export nicht alle Daten bereitgestellt werden, das heißt eine Checkout ID oder so ähnlich, die man vergeblich in Shopify Payments sucht ist nur per API abrufbar. 

Um das zu lösen empfehlen wir die Pathway App die sich genau auf den Fall spezialisiert haben. Die App ruft die Shopify Erlöse per API ab (auch Metadaten), sowie die Zahlungsdaten von Klarna, Stripe, Paypal etc und ordnen diese alle über die Rechnungsnummer oder OrderID zu. Hier ein Link zur App: Pathway Buchhaltungsexport Pro > DATEV.

Dein Steuerberater sollte auch möglichst ein "ecommerce native” sein, sprich der “digital economy” mächtig - wie man es halt auch als Online-Shop Betreiber ist. 

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