wir haben mehrere Onlineshops. Bisher arbeiten wir mit Sufio um dort alle Rechnungen zu erstellen.
Was soweit auch funktioniert.
Die App ist nicht ganz günstig.
Aber was am meisten nervt ist, dass man keine “Kundenkonten” hat bzw. Rechnungen suchen kann in irgendeiner Form.
Seit einem Jahr wir scheinbar an einer Suche programmiert…
Auf jeden Fall wollte ich mal fragen wie ihr das macht?
Wir haben einmal die Shopify Shops.
Darüber hinaus möchte Kunde XY aber auch mal was anderes haben und braucht ein Angebot.
Aus dem wird ggf. eine Rechnung. Diese wird auf Rechnung bezahlt. Das muss also auch irgendwie sichtbar sein.
(Hat der Kunde gezahlt?)
Wie macht ihr das? Jemand Tipps oder Ideen?
Habt ihr eine APP die sowas abdeckt oder gleich auf ein WaWi?
Erstmals einen herzlichen Glückwunsch zum Aufbauen mehrerer Shopify Shops! Laufen die gut? Die Probleme, die du beschreibst, sind ziemlich üblich bei kleinen bis mittelständischen Unternehmen, die mehrere Online-Shops betreiben.
Erweiterte Apps: Es gibt mehrere Apps, die mehr Funktionalitäten für Rechnungsstellung und Kundenkonten bieten für die Aufrechnung von Rechnungen wie unsere deutsche App Billbee.io
Warenwirtschaftssystem (WaWi): Ein Warenwirtschaftssystem kann helfen, die Lagerbestände, Verkäufe und Rechnungen zu verwalten. Es gibt mehrere Systeme auf dem Markt, die mit Shopify integriert werden können. Einige davon sind z.B. Billbee, plentymarkets, JTL-Wawi oder sevDesk.
Externes Rechnungssystem: Ein weiterer Ansatz könnte sein, ein externes Rechnungssystem zu verwenden, das mit Shopify integriert werden kann. Systeme wie Xero, QuickBooks oder FreshBooks bieten erweiterte Rechnungsstellungsfunktionen und können Kundendaten aus Shopify importieren.
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, einen maßgeschneiderten Ansatz zu wählen, indem ihr einen unserer Shopify-Experten beauftragt, eine Lösung für das spezielle Problem zu entwickeln. Es gibt viele Unternehmen und Freelancer, die solche Dienstleistungen anbieten.
vielleicht hilft meine Antwort weiter, obwohl ich ganz neu bei Shopify bin.
Ausgangslage: Ich habe ein Cateringunternehmen, die Kunden bestellen mit Vorlaufzeit und bezahlen nach Lieferung auf Rechnung. Angebote erstelle ich als Entwurf und teile dann in einer separaten Email einen Link zu dem Entwurf (man findet den Link zum teilen wenn man auf den Entwurf klickt und dann oben rechts → TEILEN). Der Kunde kann dann auf den Link klicken und diesen auch direkt bestätigen. Also “kaufen”, muss aber an der Stelle noch nicht bezahlen da Rechnung als Zahlungsweg hinterlegt ist. Dadurch wird eine Bestellung ausgelöst und im Backend wandert der Entwurf zu den Bestellungen. Wenn man bei dem Entwurf direkt den Kunden zuordnet wandert bei der Bestätigung des Enwurfs (des Angebots) diese Bestellung direkt in das Kundenkonto über! Der Kunde soll nämlich bei uns nachträglich im Kundenkonto noch Änderungen vornehmen können. z.B. wenn Personen zu- oder absagen. Das geht so lange bis wir auf “ausführen” klicken und die Bestellung damit schließen.
Bzgl. der Rechnungsstellung habe ich mich aktuell für folgende Lösung entschieden: lexoffice (nur Rechnungen) + die lexoffice shopify integration. Man kann Lexoffice um viele Funktionen erweitern, das kostet aber extra. Die Kosten sind trotzdem günstiger als bei Sufio. bei mir unter 20 EUR im Monat: 10 EUR für die Schnittstelle + 6 EUR für lexoffice M (Stand 2023). Das reicht mir weil der Steuerberater die komplette Software ja ohnehin zur Verfügung stellt. Und es gibt noch einen Vorteil (zumindest gegenüber Sevdesk, sufio habe ich mir aufgrund der Kosten noch nicht angeschaut): Bei sevdesk werden alle Bestellungen automatisch importiert sobald sie bei Shopify aufploppen. Man kann jetzt Rechnungen aus sevdesk, oder aus Shopify heraus auslösen. Ich präferiere Shopify, dann hat man nur eine Oberfläche. Ich habe es so eingestellt, dass wenn man bei Shopify die Bestellung “ausführt” eine pdf Rechnung von sevdesk generiert wird und automatisch eine Email mit pdf-Anhang (!) an den Kunden geschickt wird. Das ist wichtig weil viele Kunden nur so Rechnungen akzeptieren damit diese automatisiert eingelesen werden können. Das Problem bei sevdesk: Wenn man die Bestellung zwischenzeitlich geändert hat greift sevdesk nicht auf den neuen Datensatz zu, sondern auf den zuerst heruntergeladenen und verschickt eine Rechnung für die ursprüngliche Bestellung.
Lexoffice hingegen generiert die Rechnung erst in dem Moment wenn die Bestellung ausgeführt wird. Von daher klappt das damit echt super. Achtung: Ich lasse dann beim Ausführen von Shopify keine Nachricht mehr schicken (Haken entfernen), sonst kriegt der Kunde zwei Rechnungen.
Und Stand heute (nachdem ich mich nur ein paar Stunden mit lexoffice beschäftigt habe), kann man die Rechnungen dort problemlos über die Suchfunktion finden. Auch Rückerstattungen und Teilerstattungen kann man über Shopify auslösen und lexoffice kümmert sich im Hintergrund um die Rechnungszustellung per pdf-Anhang und führt ein Rechnungsausgangsbuch. (Für Rückerstattungen muss die Bestellung erst als bezahlt markiert werden bevor diese Option oben rechts auftaucht).
Vielleicht hilft das dem ein oder anderen - mich hat das gerade zwei volle Tage gekostet.
Wow, deine Tipps werden andere hier bestimmt weiterhelfen! Danke!
Das ist eine gut durchdachte Lösung mit Shopify, Entwürfen (was wir gerade hier besprechen), Lexoffice und dessen Shopify-Integration. Du erstellst also Bestell-Entwürfe als Angebote, um Kunden die Möglichkeit zur Anpassung zu geben und Lexoffice für die Rechnungserstellung zu verwenden – das scheint gut auf die spezifischen Anforderungen deines Catering-Geschäfts zugeschnitten zu sein.
Wenn du maßgeschneiderte E-Mails (zum Beispiel Zahlungserinnerungen) an Kunden senden möchtest, die auf das spezifische Verhalten der Kunden basieren, z. B. eine Nachfass-E-Mail für nicht bezahlte Rechnungen, dann kann man den “Sende Rechnung” Button in der Bestellung verwenden, oder eine App wie Klaviyo, Sufio Invoices, oder beispielsweise die Kindly: Payment oder Payster Payments Reminder Apps.
Man könnte auch Apps aufsuchen, die speziell für Angebotsmanagement entwickelt wurden. So kann der Kunde sein Angebot direkt online einsehen, anpassen und bestätigen, was dann in eine Bestellung umgewandelt wird. Shopify bietet auch Apps wie Quick Quote oder B2B/Wholesale Solution, die speziell für die Erstellung von Angeboten entwickelt wurden und den B2B-Bereich abdecken, ohne auf Shopify Plus aufrüsten zu müssen.
Damit kann ich bei mir die Rechnungen anhand der Rechnungsnummer suchen. Falls es nicht geht schreib mal Sufio an, die haben mir das kurzfristig zur Verfügung gestellt. Schreib mal bitte ob das geklappt hat.
Ich habe mir den Link als Lesezeichen gesetzt und nutze es so relativ bequem.
