Problem mit der Übermittlung von Bestellnummern/Rechnungsnummern an PayPal seit der Nutzung von Shop

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Topic summary

Ein Shopify-Händler hat Probleme mit der Übermittlung von Bestellnummern an PayPal, was die Buchhaltung erschwert.\n\nKernproblem:\n- Früher (mit Shopware) wurden Rechnungsnummern im Format „easyclean+Bestellnummer

Summarized with AI on October 30. AI used: claude-sonnet-4-5-20250929.
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Sehr geehrte Damen und Herren,

wir haben festgestellt, dass seit unserem Wechsel von Shopware zu Shopify die Rechnungsnummern, die an PayPal übermittelt werden, nicht mehr eindeutig sind.

Vorher, mit Shopware, wurde die Rechnungsnummer in PayPal als „easyclean+Bestellnummer“ hinterlegt, was eine eindeutige Zuordnung der Transaktionen zu den Bestellungen für unsere Buchhaltung ermöglichte. Seit der Umstellung auf Shopify wird jedoch lediglich eine Zahlenabfolge übertragen, die keine klare Zuordnung erlaubt.

Unser Steuerbüro hat Probleme, die Zahlungseingänge korrekt den Bestellungen zuzuordnen, da die aktuellen Rechnungsnummern (oder Transaktionsreferenzen) nicht die Shopify-Bestellnummern enthalten.

Unsere Frage:

  • Gibt es eine Möglichkeit, die Übertragung der Rechnungsnummer so anzupassen, dass wieder die Shopify-Bestellnummer (z. B. im Format „easyclean+Bestellnummer“) an PayPal übermittelt wird?
  • Gibt es von Ihrer Seite eine empfohlene Lösung oder Integration?

Vielen Dank im Voraus für Ihre Unterstützung!

So sah es früher aus:

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So sieht es seit Shopify aus:

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Ja das ist eine Limitation aufgrund der Integration voN PayPal in Shopify - PayPal Express Checkout was ja nur ein Digital Wallet ist und nicht eine komplette Integration übers API wie auf andere Plattformen. Shopify’s Reasoning: PayPal Express ist für Kundenkohorte wie Gen-Z geeignet, die lieber mit einem Digital Wallet bezahlen, und damit sowohl die Checkout Zeit verkürzen, als auch die UX verbessern.

Eine App die das machen kann siehst du in diesem Video vom zertifizierten Shopify Partner Next Level E-Com. Der App Partner @pathway_team kann dir hier am besten beraten.

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Danke für die Antwort tatsächlich haben wir uns pathway angeschaut und unserer Steuerberaterin weitergegeben. Aber diese sagt das pathway für uns nicht geeignet ist da wir mehrere Marktplätze haben. Außerdem haben wir keine Sammeldebitoren Konten und das wäre mit pathway wohl auch nicht möglich.

Chatgpt hatte mir nun folgende Lösungsansätze gesendet:

Du möchtest also, dass in der Paypal-Überweisung anstatt „Shopify“ die Bestellnummer des Kunden im Verwendungszweck steht, damit diese Info auch korrekt in DATEV landet.

Das kannst du in Shopify leider nicht direkt einstellen, aber es gibt ein paar Möglichkeiten:

Optionen zur Anpassung des Verwendungszwecks bei PayPal-Zahlungen1. Einstellungen in PayPal prüfen

  • Logge dich in dein PayPal-Geschäftskonto ein.
  • Unter Einstellungen → Zahlungspräferenzen gibt es manchmal Optionen für die Übermittlung von Bestellinformationen. Prüfe, ob du dort das Textformat anpassen kannst.

  1. Shopify-Checkout-Anpassungen (nur über Shopify Plus möglich)

    • Falls du Shopify Plus hast, kannst du im Checkout-Code Anpassungen vornehmen, um eine andere Referenz (z. B. die Bestellnummer) an PayPal zu übergeben.

  2. App oder Integration nutzen

    • Es gibt Drittanbieter-Apps, die helfen können, Zahlungsdetails anzupassen oder DATEV-kompatible Daten zu exportieren.
    • Eine Möglichkeit ist z. B. sevDesk oder Lexoffice, die sich mit Shopify und PayPal verbinden lassen.

  3. DATEV-Import-Regeln anpassen

    • Falls die Änderung in Shopify oder PayPal nicht möglich ist, kannst du in DATEV vielleicht Regeln definieren, die „Shopify“ automatisch durch die Bestellnummer ersetzen.

Lösung 1 funktioniert nicht weil in Paypal leider nichts eingestellt werden kann, Paypal verweist auch immer darauf das, das Problem an Shopify liegt. Lösung 4 funktioniert auch nicht weil ohne Bestellnummer kann ich auch nicht Shopify automatisch durch diese erstezten im Verwendungszweck. Die Bestellnummer fehlt bei Paypal Überweisungen ja gänzlich.

Lösung 3 war ja das was auch du Vorgeschlagen hattest mit Pathway, hier haben wir haben noch keine App gefunden die alles anbietet was wir benötigen. Bzw. die unserer Steuerberater freigibt. Aktuell nutzen wir Billbee und sind damit auch sehr unzufrieden was die Buchhaltung angeht.

Jetzt zur Lösung 2 da ärger ich mich ja doch sehr über Shopify das sowas wichtiges für die Buchhaltung nur mit Shopify Plus funktionieren soll. Und auch das garantiert ja nicht das es wirklich das ist was wir benötigen.

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Moin @Ben310 danke fürs Taggen und Erwähnen.

@KB-EASY - Danke für deine Nachricht.

Welche weiteren Marktplätze nutzt ihr? Über die Shopify App (Codisto/Shopify Connect) können wir die Erlöse für eBay, Etsy und Kaufland ebenfalls verbuchen. Weitere Infos findest du hier: eBay / Etsy Bestellungen und Shopify.

Zur Sammeldebitorenbuchung: Ich würde dir auf jeden Fall empfehlen, Sammeldebitoren-Buchungen im E-Commerce zu nutzen, da ihr sonst für jeden Kunden einen eigenen Debitor anlegen müsst. Wir können auch Einzeldebitoren verbuchen, aber bei einem typischen E-Commerce Shopify-Setup rate ich davon ab.

Für deine Steuerberatung habe ich hier einen Blog-Artikel wie Ecommerce verbucht wird.

  • Deine Frage: Gibt es eine Möglichkeit, die Übertragung der Rechnungsnummer so anzupassen, dass wieder die Shopify-Bestellnummer (z. B. im Format „easyclean+Bestellnummer“) an PayPal übermittelt wird?

Das von dir beschriebene Problem lösen wir indem wir die Shopify Bestellnummer im Belegfeld 1 abbilden, sowie bei der PayPal Zahlung die Shopify Bestellnummer abbilden, damit wir einen automatischen Abgleich tätigen können. Diese Logik verwenden wir auch bei unseren anderen 2.000+ Shopify Merchants.

Ich schlage vor, dass du eine Demo bei uns buchst, damit wir deinen Fall im Detail durchgehen können.

Gruss

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