Rabattbuchung in Lexoffice mit Shopify: Suche nach praktikabler Lösung

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Hallo zusammen,

ich nutze derzeit Lexoffice in Verbindung mit meinem Shopify-Shop. Als automatische Schnittstelle verwende ich die Lexoffice-App aus dem Shopify Appstore.

Ich stehe vor folgendem Problem:

Situation:

  • Ein Kunde kauft einen Artikel für 200 € und erhält einen Rabatt von 50 %, zahlt also 100 €.
  • Die Lexoffice-App erstellt eine Rechnung mit dem Originalbetrag (200 €), dem Rabatt (100 €) und dem Endbetrag (100 €).
  • Die Zahlung von 100 € wird korrekt verbucht.

Herausforderung:

Mein Steuerberater empfiehlt, den ursprünglichen Betrag vollständig zu buchen und den Rabatt separat zu erfassen, um die Transparenz in der Buchhaltung zu gewährleisten. Dies würde bedeuten:

  • Rechnungserstellung: Forderung Kunde 200 € an Umsatz (netto) 168,07 € und Umsatzsteuer 31,93 €.
  • Zahlungseingang: Bank 100 € an Forderung Kunde 200 €, gewährter Rabatt (netto) 84,03 € und Umsatzsteuerkorrektur 15,97 €.

Allerdings erstellt Lexoffice (mitteld der Schnittstellen-App) automatisch Rechnungen mit dem reduzierten Betrag, was die manuelle Anpassung der Buchungen erschwert. Der Rabatt ist zwar auf der Rechnung ausgewiesen, die Forderung an Kunden wird jedoch gleich dem Rabattiertem Betrag gesetzt. Somit fehlt mir Komplett der Korrekturteil des Vorgangs in der Buchhaltung. In der Lexoffice-App habe ich keine Möglichkeit das so einzustellen, dass der geforderte Betrag dem vollen entpricht.

Aussage von Lexoffice ist, dass es mit deren Software nicht geht. Das fällt mir schwer es zu glauben, denn die Arbeit mit Rabatten ist doch ein Basic, was die meisten tun.

Fragen:

  1. Hat jemand Erfahrung mit dieser Situation und kann eine Lösung empfehlen, wie man Rabatte in Lexoffice korrekt und transparent mittels einer Automatisierten Schnittstelle gemäß den Anforderungen des Steuerberaters abbilden kann?
  2. Ich möchte gerne zu Kombi Payjoe und Billbee wechseln, da ich zwar nichts spezifisches zu meinem Problem, jedoch sehr viel tolles insgesamt darüber gelesen habe. Wer kennt es? Wäre da die Möglichkeit die Daten so wie gefordert an Lexoffice zu übergeben?

Vielen Dank im Voraus für eure Unterstützung!

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Weshalb möchte das der Steuerberater? Im Laden und in jedem Onlineshop, den ich kenne, werde keine 2 Rechnungen ausgegeben. So müsstest du immer eine Rechnung mit einer direkten Gutschrift gegenüber dem Kunden ausgeben. Macht Buchhalterisch absolut keinen Sinn.

  1. Einfach weiter verfahren, wie bisher.
  2. Die machen dies genauso, wie Lexoffice und Sevdesk.

Ich habe den Thread auch an meinem Buchhalter geschickt, der dir wahrscheinlich das Gleiche sagen wird. Eher wird er sagen: “Such dir einen anständigen StB.” :wink:

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Hi Tobias,

vielen Dank für deine Antwort :slightly_smiling_face:

Ich versuche es noch genauer zu erklären.

[quote=“Nordalux”]
schrieb:

Weshalb möchte das der Steuerberater?
[/quote]- Wenn ich ein Produkt mit einem Rabatt verkaufe, dann entsteht ja dem Unternehmen eine Einnahmenminderung gegenüber dem Verkauf mit vollem Preis.

  • Dieses hat wohl Auswirkungen auf die Bilanz (hier bin ich aber kmplett raus, habe mich noch nicht eingearbeitet).
  • Darüber hinaus müssen diese Einnahmenminderungen samt USt-Korrektur in der Buchhaltung saubar protokolliert werden - so seine Aussage. Unser detailierter Gespräch dazu steht noch bevor.

Das soll nicht das Ziel sein und genau das möchte ich vermeiden.
Das konkrete Problem liegt darin, dass Lexoffice die Forderung an Kunden gleich dem Rabattierten Betrag, satt dem Vollen Betrag setzt.

Was erreicht werden soll ist im Grunde eine Korrekturrechnung. Da passiert genau das.

  1. Ich lege eine Rechnung mit vollem betrag an → eine Forderung an Kunden wird gebucht
  2. Ich mache eine Rechnungskorrektur und ziehe 50% Rabatt ab → eine Korrekturbuhung + USt. Korrektur werden entsprechend gebucht.
  3. Erwarteter Zahlungseingang entspricht dann dem rabattierten Betrag und alles ist sauber abgebildet

Aktuell passiert nur Nr. 1 + 3, ohne dass Nr. 2 irgendwo abgebildet werden kann.

Hey - riesen Dank dafür! Das ist eine großartige Hilfe.

Bisher bin ich mit meinem StB sehr zufrieden - der ist fuchsig, kennt sich sehr gut aus. Ist leider kein e-Commerce erfahrener und kann mich nicht bzgl. der Software beraten.

Ich hoffe, ich konnte das Problem genauer beschreiben.

Danke und viele Grüße

Dimitrij

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Hallo Dimitrij,

genauer gesagt habe ich es an zwei Personen geschickt. Eine wird hier hoffentlich noch was zu schreiben, die Frau meines Freundes lacht sich neben mir krumm und schief und sagte zu mir, dass solche Aussagen Unerfahrene im E-Commerce treffen.

Nun aber zu dem Hintergrund, den ich eben erfahren durfte:
Eine Einnahmenminderung ist etwas anderes. Durch einen Rabatt senkst du den VK-Preis. Es ist in dem Falle so, als tätest du den VK runtersetzen. Laut Logik deines StB ist der VK-Preis in Stein gemeißelt und du müsstest immer eine Korrekturrechnung erzeugen. Auch wenn du - nehmen wir mal fiktive Zahlen - ein Produkt von 100 € Standartpreis nun auf 80 € senkst, sofern du in den Abverkauf gelangst. Damit sind die 100 € in Stein gemeißelt und du darfst ihn nicht darunter verkaufen.

In ihren Augen sind das Aussagen, um Dir Geld aus der Tasche zu ziehen oder er ist, Zitat: “Nicht für den Beruf geschaffen.”

Nehmen wir nun die technische Seite an, auf der ich mich befinde.
Sofern ich als Kunde kaufe, musst du folgende Dokumente erzeugen:

  1. Rechnung ohne Rabatte

  2. Korrekturrechnung / Gutschrift

Ich als Unternehmer möchte nur eine Rechnung haben. Rabatte sind direkte abgezogene Werte. Bei zwei Rechnungen/Gutschriften ist das ein erheblicher Mehraufwand, auch in der USt-Voranmeldung. Einmal USt abführen, auf der anderen Seite USt wieder hinzufügen. Kannst du sogar auf eine Rechnung abbilden, nennt sich dann Rabatt. :slightly_smiling_face:

Jedes Buchhaltungstool - da können wir durch die Bank hinweg jedes Tool nehmen (auch SAP) - wird das nicht können. Auch jeder andere Buchhalter, Steuerberater oder jemand, der sich in diesem Berufzweig befindet, wird dies genauso sagen.
Edit: SAP kann das, aber das ist für dich wahrscheinlich zu teuer. Rabatte sind Basics. In einem Laden um die Ecke kannst du das so machen, wie der StB es möchte. Ansonsten wirst du da auch eine Position “Rabatt” geben. Schaue dir da die Kassenbons an: Da gibt es ebenfalls direkte Rabatte anstatt zwei Rechnungen.

Nun soll ich von der Frau meines Freundes noch etwas fragen:
Hast du jemals bei einem Unternehmen ein rabattiertes Produkt online gekauft? Wenn ja, schaue bitte auf dessen Rechnung. Da wird dies auch mit Rabatt angegeben sein. Ob nun aus einer GbR, GmbH, AG, OHG oder Einzelunternehmen.

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Tobies - ich bin dir und euch sehr dankbar, dass ich eure Hilfe erhalte :+1:

Ich versuche aus unserer Unterhaltung, zusätzlich zu den lustigen Sachen auch die nützlichen herauszufiltern. Dabei habe ich das Gefühl, dass ich es immer noch nicht geschaft habe, die Problemstellung verständlich oder korrekt zu beschreiben.

Lass uns das Vorherige vergessen - das waren meine Interprätatioen, die wahrscheinlich falsch benannt wurden. Hier nochmal die Zusammenfassung aus der Mail vom Steuerberater. Vielleicht ist es aus dieser Perspektive klarer:

Die empfohlene Buchungsmethode basiert auf den allgemeinen Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und den steuerrechtlichen Anforderungen zur korrekten Abbildung von Umsätzen und Umsatzsteuer. Hier einige relevante Punkte:

Umsatzsteuer und Rabattbuchungen:- Umsatzsteuerrecht (§ 10 Abs. 1 UStG):

  • Die Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer ist der tatsächlich vom Kunden gezahlte Betrag. Rabatte mindern diese Bemessungsgrundlage.
  • Wenn der volle Betrag als Umsatz gebucht wird, muss der gewährte Rabatt als Erlösschmälerung oder Einnahmenminderung separat erfasst werden, um die Umsatzsteuer korrekt zu korrigieren.

**Zusammenfassung der Vorgehensweise:**1. Rechnungserstellung:

  • Der volle Bruttobetrag des Artikels (z. B. 130 €) wird als Forderung gebucht.
  • Umsatz (netto) und Umsatzsteuer werden basierend auf dem vollen Betrag ausgewiesen.

  1. Buchung des Zahlungseingangs:

    • Der rabattierte Betrag (z. B. 91 €) wird auf das Bankkonto gebucht.
    • Der gewährte Rabatt (z. B. 32,78 € netto) und die Umsatzsteuerkorrektur (z. B. 6,22 €) werden separat gebucht.

**Begründung:**1. Transparenz:

  • Der volle Verkaufspreis wird als Erlös erfasst, und die Rabattminderung wird separat dargestellt, um Einnahmen und Rabatte nachvollziehbar abzubilden.

  1. Steuerrechtliche Anforderungen:

    • Die Umsatzsteuerkorrektur wird explizit ausgewiesen, was die korrekte Berechnung und Abführung der Steuer sicherstellt.

  2. Prüfbarkeit:

    • Gutscheine und Rabatte sollen aufbewahrt werden, um bei einer Steuerprüfung nachweisen zu können, dass die Artikel rabattiert verkauft wurden.

Problematik mit Lexoffice:

Lexoffice automatisiert den Prozess, indem es:

  • Direkt den rabattierten Betrag als Forderung ansetzt.
  • Den Rabatt zwar auf der Rechnung ausweist, aber nicht separat als Buchung abbildet.

Ich hoffe, dass es so eindeutig ist, dass es nicht darum geht, zwei Rechnungen zu schreiben oder eine Rechnungskorrektur vorzunehmen, sondern den Rabatt samt USt-Korrektur richtig zu buchen.

Viele Grüße

Dimitrij

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Hallo Dimitrij,

ich bin einer der Personen die @Nordalux deinen Beitrag geschickt hat.

Die Ausführungen aus der Mail vom Steuerberater entsprechen zwar dem Gesetz aber weder der gelebten noch erwarteten Realität von Prüfern.

    • Umsatzsteuerrecht (§ 10 Abs. 1 UStG):

      • Die Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer ist der tatsächlich vom Kunden gezahlte Betrag. Rabatte mindern diese Bemessungsgrundlage.
      • Wenn der volle Betrag als Umsatz gebucht wird, muss der gewährte Rabatt als Erlösschmälerung oder Einnahmenminderung separat erfasst werden, um die Umsatzsteuer korrekt zu korrigieren.

Dies wird genau so gemacht wenn der Kunde etwas kauft und im NACHGANG ein Rabatt oder Gutschrift ausgestellt wird.

Es also zwei Sachverhalte sind.

Wenn der Sachverhalt in einer Bestellung auftritt (Kunde kauft und erhält Rabatt) dann erfasst man NUR die Summe am ende der Rechnung.

Bei deinem Beispiel 100€ Brutto.

Zusammenfassung der Vorgehensweise:

  1. Rechnungserstellung:

    • Der volle Bruttobetrag des Artikels (z. B. 130 €) wird als Forderung gebucht.
    • Umsatz (netto) und Umsatzsteuer werden basierend auf dem vollen Betrag ausgewiesen.

  2. Buchung des Zahlungseingangs:

    • Der rabattierte Betrag (z. B. 91 €) wird auf das Bankkonto gebucht.
    • Der gewährte Rabatt (z. B. 32,78 € netto) und die Umsatzsteuerkorrektur (z. B. 6,22 €) werden separat gebucht.

Diese Darstellung ist aus dem Lehrbuch entnommen wurden und entspricht nicht der Realität wie in einer Software gebucht wird.

Nehmen wir hier als Beispiel der Kunde kauft per Banküberweisung.

Schritt 1: Buchen der Rechnung mit Originalwert von 200€

Schritt 2: Korrekturbuchung da Rabatt von 100€

Schritt 3: Zahlungseingang auf der Bank von 100€ wird mit der Originalrechnung 200€ verknüpft und dann mit der Korrekturbuchung von 100€

Ergebnis ist das was er erreichen möchte.

Wenn man Streng nach Lehrbuch geht ist das der einzige Weg ABER wie soll das in der Realität abgebildet werden?
Soll ich jede Rechnung jetzt in Lexoffice oder in meinem Fall Agenda aufhebeln um den Originalwert einzubuchen um dann diese Buchung zu Duplizieren und eine Gegenbuchung auf sein Ersehntes Erlösschmälerungskonto zu buchen?

Nein den ich weiß im Schlimmstenfalls nicht mal das ein Rabatt erfasst wurde da ich in der Regel nur die DATEV Datei vom Mandanten bekomme und müsste dann JEDE Buchung mit der entsprechenden Rechnung Abgleich um rauszufinden wieviel Rabatt auf der Rechnung steht.

Dann reden wir bei einfachen Buchhaltungen im 10.000€ Umsatz Bereich im Monat von 100 Ausgangsrechnungen die ich alle Manuell kontrollieren muss + aufhebeln darf um sie dann zu Duplizieren.

Wenn das jemand freiwillig macht hat er zuviel Freizeit + will ganz bewusst abkassieren

Bei dem Vorgang reden wir dann von statt 1-1,5 Stunden Arbeit von etwa 10 Stunden im Monat.

**Begründung:**1. Transparenz:

  • Der volle Verkaufspreis wird als Erlös erfasst, und die Rabattminderung wird separat dargestellt, um Einnahmen und Rabatte nachvollziehbar abzubilden.

  1. Steuerrechtliche Anforderungen:

    • Die Umsatzsteuerkorrektur wird explizit ausgewiesen, was die korrekte Berechnung und Abführung der Steuer sicherstellt.

  2. Prüfbarkeit:

    • Gutscheine und Rabatte sollen aufbewahrt werden, um bei einer Steuerprüfung nachweisen zu können, dass die Artikel rabattiert verkauft wurden.

Transparenz erreichst du durch die Aufbewahrung der Rechnung da hier alle Positionen einzeln aufgelistet sind.

Bei Punkt 2 weiß ich nicht mal was er möchte den wenn ich 200€ Umsatz - 100€ Rabatt habe habe ich genau 100€ auf die Umsatzsteuer abgeführt werden muss.
Das ist korrekt und stellt die Abführung der Steuer sicher.

Prüfbarkeit ist Lehrbuchaussage die im Onlinehandel so nicht umsetzbar ist das du keine Physischen Gutscheine oder Rabattcodes besitzt.

Die Prüfbarkeit ist wie folgt gegeben:

  1. in Shopify wird in der Bestellung genau aufgelistet was der Kunde gekauft hat

  2. Der Rabatt und auch der Code wird aufgelistet

  3. Der Endbruttobetrag liegt vor

  4. Es existiert eine Rechnung die zu dieser Bestellung passt und ebenso den Rabatt ausweist.

Solange du also folgendes machst

  1. Shopify nicht löschen sondern nur Pausierst

  2. Lexoffice nicht Löschst sondern nur Pausierst

  3. Alle relevanten Infos aus Shopify bei Beendigung des Shops extrahierst (Zahlungslisten als CSV, Shopify Rechnungen als PDF, Bestellungen als CSV)

  4. DATEV Export aus Lexoffice in der Variante 3 der Exportmöglichkeiten für DATEV Dateien

hast du die Nachprüfbarkeit gewährleistet.

Fazit:

Lexoffice stellt die Rechnung richtig aus.

Gerne kannst du dich bei Rückfragen direkt an mich wenden.

Entweder hier oder auch unter www.buchhaltung-jentzsch.de einen Kostenlosen Termin buchen wo wir uns dein “Problem” mal Live anschauen gerne im Nachgang dann auch zusammen mit dem Steuerberater den eventuell fehlt eine Info in deinem Beitrag der so erhellend ist das ich ihm zustimme (hust)

Grüße

Justus Jentzsch
Selbstständiger Buchhalter

Ps.:

Ich habe mich sowohl beim lesen des ersten Beitrags schlapp gelacht als auch bei seiner Erklärung in der Mail

Bitte nicht falsch verstehen ich will nicht an seiner Kompetenz zweifeln oder an seiner Erfahrung aber das was er möchte ist fernab der Realität.

Was er möchte kann man bei einem Multinationalen Unternehmen machen wie der Telekom, Bayer, Lanxess und co. die für die Rechnungssoftware mehr im Monat ausgeben als wir in 10 Jahren verdienen.

Da läuft die Rechnungsstellung auch vollkommen anders ab den dort kannst du auswählen wohin der Rabatt gehen soll und wie dieser in der Gewinn und Verlustrechnung / Einnahmenüberschussrechnung ausgewiesen werden darf.

Mir ist keine Software die für die Rechnungsstellung verwendet wird auf dem Markt bekannt die sein Vorgehen abbildet.

Nicht mal meine Buchhaltungslösung die ich verwende Agenda und auch DATEV was mein Steuerberater verwendet stellt das so dar wie er das möchte und wir reden hier von DEN Softwarelösungen für Steuerberater und Buchhalter aus den TOP 10.