wenn ich einen Gutschein z. B. Wertgutschein einer externen Initiative wie City Ring XYZ erhalte, wie löse ich diesen im Shopify Kassensystem ein und auf?
Zunächst habe ich den Wert z. B. 10 € als Minus Fehlbetrag in der Kasse und müsste diesen durch eine Privateinlage ausgleichen oder? Dann sammle ich diese Gutscheine und sende diese an die Stelle der Initiative mit Bitte um Überweisung bzw Ausgleich.
Wie lässt sich die Privateinlage verhindern und wie ist ein Steuer- und finanztechnisch saubere Handhabung?
@Dobby1 das kommt darauf wie das von der jeweiligen Initiative gehandhabt wird. Wenn Kunden einen Wertgutschein einlöst, welche die Initiative erstattet, muss das ja bei dir dokumentiert werden.
Die Reduktion selbst kannst du über einen Rabattcode bei dir im POS einstellen. Sofern ein Kunde einen Gutschein vorlegt, kannst du den Rabatt auf den Kauf anwenden. Den Gutschein selbst kannst du als Nachweis aufheben. Somit hättest du zunächst keinen negativen Betrag in der Kasse.
@Finer zunächst vielen Dank, dass du dir einen Kopf für einen Lösungsansatz gemacht hast. Wenn ich einen Rabattcode im POS einstelle, behandle ich nach meinem Verständnis das Thema falsch, da der Gutschein im Grund nichts anderes als Bargeld ist. D.h. der Kunde kauft bei einer Ausgabestelle z.B. Bank einen Gutschein über EUR 10,- verschenkt diesen und die beschenkte Person kommt damit zu mir und löst diesen beim Kauf vollständig oder nur teilweise ein. Nun müsste ich beim Kassenvorgang Warenwert 15,95 € eben 10 € abziehen als City Gutschein Nr. 1022… Um Abends aber kein Defizit von -10 € in der Kasse zu haben, lege ich bisher diese privat ein – was nicht sein sollte, da die Privateinlage in punkto Buchhaltung zu Irritationen und Mehraufwand führt. Vielleicht bin ich aber auch so tief im Wald, dass ich nicht vor lauter Wald die Bäume nicht sehe. Meine einfach Vorstellung wäre, eine Taste zu haben „Gutschein City“, die so den Abzug ermöglicht und diesen beim Kassenabschluss/-bericht separat ausweist, sodass der später folgende Ausgleich durch Überweisung damit aufgerechnet werden kann – aber die Kasse darf keinen negativen Tagesabschluss haben!
@Dobby1 das Thema Gutscheine ist grundsätzlich etwas komplex (leider). Wenn der Gutschein bei dir gekauft wird, stellt der Gutschein tatsächlich einen Wertersatz dar, der wie Bargeld behandelt wird.
Sobald ein Dritter ins Spielt kommt, muss unterschieden werden, in welcher Form und wo der Gutschein erworben worden ist. Wie ist denn die Vereinbarung zwischen Dir und dem Unternehmen, das die Gutscheine verkauft?
Erwirbt das Unternehmen (in Deinem Fall die Bank) einen Gutschein bei Dir (für z. B. 5 €) und verkauft diese weiter (für 10 €) ?
Handelt es sich um Einzweck- oder Mehrzweck-Gutscheine?
@Finer ja, das ist es in der Tat nicht. Auf jeden Fall geben wir nicht auf, bis die optimale Lösung realisiert wurde, sodass Dritte damit Nerven und Zeit sparen.
Szenario:
Viele Organisationen z. B. City-Ring, BDS, Initiative Innenstadt etc. initiieren einen XYZ-Gutschein, den Interessierte bei deren Partner – in der Regel eine Bank – gegeben Cash kaufen können. Dieser kann bei allen teilnehmenden Unternehmen wie uns eingelöst werden. Immer vollständig ohne Restbetrag. Nach heißer Diskussion in der Mittagspause, sehe ich die Lösung darin, dass ich jeden Gutscheininverkehrbringer z. B. Initiative XYZ als Kunden/Lieferant anlege um im Kassiervorgang die Höhe des Gutscheines als Forderung buche. D. h. der Kunde kauft für 100 € ein, gibt einen Gutschein über 50 € (Die Rechnung wird an den Einlösepartner der Initiative XYZ gestellt) und zahlt 50 €. Es handelt sich immer um Mehrzweck-Gutscheine.